Lex Kacprzyk: zapowiedź twardszego kursu wobec nadużyć a przygotowania świadczeniodawców
Zapowiadane lex Kacprzyk ograniczy dostęp do NFZ
W przestrzeni publicznej pojawiła się zapowiedź rozwiązań określanych roboczo jako „lex Kacprzyk”. Ich cel ma być prosty: odsunięcie od pracy w publicznym systemie ochrony zdrowia osób dopuszczających się oszustw na szkodę NFZ. W praktyce chodziłoby o ograniczenie możliwości udziału w finansowaniu ze środków publicznych dla osób, które wyłudzają świadczenia lub nienależne środki.
Na dziś to jedynie kierunkowy postulat, bez projektu przepisów i bez wiążącego harmonogramu. Brak też szerokich, niezależnych potwierdzeń szczegółów poza doniesieniami medialnymi. Mimo to właściciele i menedżerowie placówek powinni rozważyć działania przygotowawcze – tak, aby w chwili publikacji projektu szybko zamknąć luki w HR, kontraktach i procesach.
Kluczowe niewiadome: zakres, próg i czas
Nie wiadomo, czy planowane rozwiązanie obejmie wyłącznie lekarzy, czy szerzej – wszystkie zawody medyczne, a nawet personel administracyjny mający wpływ na rozliczenia. Niewiadomy jest także próg przewinienia: czy wykluczenie miałoby następować po prawomocnym wyroku karnym, po decyzji administracyjnej NFZ, po orzeczeniu dyscyplinarnym, czy według innego mechanizmu.
Otwarte pozostają kwestie czasu wykluczenia i trybu odwoławczego oraz to, czy przewiduje się centralny rejestr osób objętych zakazem. Gdyby taki rejestr powstał, kluczowe będzie określenie administratora (NFZ, MZ lub inna jednostka), zasad dostępu i integracji z istniejącymi bazami, np. KRK. Niewiadomą pozostaje także to, czy zakaz dotknie wyłącznie bezpośredniego wykonywania świadczeń finansowanych przez NFZ, czy również pełnienia funkcji kierowniczych w podmiotach z kontraktem.
Nie ma też informacji o kalendarzu legislacyjnym: terminie publikacji projektu, ścieżce konsultacji, długości vacatio legis ani o skali modyfikacji zarządzeń Prezesa NFZ. Te elementy zdecydują o tempie i koszcie dostosowania po stronie świadczeniodawców.
Pierwsze kroki w HR i organizacji pracy
Najrozsądniejszą reakcją jest przygotowanie ram, które będzie można szybko uruchomić po publikacji projektu. W HR oznacza to przede wszystkim wstępne zaplanowanie due diligence personelu – od rekrutacji po okresową weryfikację zespołów zgłaszanych do umów z NFZ. Ważne, aby ramy te bazowały na jawnych źródłach i nie wymagały przetwarzania danych, do których dziś brak podstawy prawnej.
Uwaga na art. 10 RODO: bez wyraźnej podstawy ustawowej podmiot leczniczy nie może przetwarzać danych o wyrokach skazujących. W praktyce lepiej przygotować „puste” wzory oświadczeń i klauzul o niekaralności, które zostaną aktywowane dopiero wtedy, gdy pojawi się ustawowe umocowanie i wytyczne co do zakresu danych. Ten sam model dotyczy opisów stanowisk, regulaminów organizacyjnych i procedur odsuwania od zadań związanych z NFZ.
Warto opracować techniczny tryb natychmiastowego wyłączenia danej osoby z grafiku NFZ – z poszanowaniem prawa pracy i kontraktów cywilnoprawnych. Dobrą praktyką jest dodanie do umów klauzul umożliwiających czasowe powierzenie zadań niezwiązanych z finansowaniem publicznym do czasu wyjaśnienia statusu, o ile prawo i bezpieczeństwo pacjenta na to pozwalają.
Kontraktowanie z NFZ i ciągłość realizacji
Jeżeli pomysł wejdzie w etap projektu, w postępowaniach konkursowych i rokowaniach NFZ mogą pojawić się nowe warunki: oświadczenia o braku osób wykluczonych w zespole, obowiązek informowania o zmianach i konsekwencje za dopuszczenie do realizacji osoby objętej zakazem. To oznacza więcej formalności na starcie i w trakcie trwania umowy.
Już teraz można przygotować wewnętrzny rejestr personelu zgłaszanego do umów, wraz z mechanizmem aktualizacji w czasie rzeczywistym i historią zmian. Pozwoli to minimalizować ryzyko korekt i ułatwi szybkie reagowanie na ewentualne wykluczenia. Dobrze mieć też plan awaryjny obsady (kompetencyjne „duble”, sieć współpracowników), aby uniknąć przerw w realizacji świadczeń.
Przygotowując nową ofertę, placówki mogą potrzebować wsparcia w konstrukcji oświadczeń, matryc personelu kluczowego oraz weryfikacji zgodności zapisów z bieżącymi zarządzeniami Prezesa NFZ. Jeśli planują Państwo start w konkursach, przydatne może być przygotowanie ofert konkursowych do NFZ z uwzględnieniem potencjalnych wymogów dotyczących personelu i sprawozdawczości.
Procesy compliance, dokumentacja i systemy IT
Nowe zasady wymuszą przegląd polityk compliance: mapy odpowiedzialności, ścieżek zgłaszania nieprawidłowości i rejestrów personelu przypisanego do umów publicznych. Warto zidentyfikować wrażliwe punkty w łańcuchu: rejestrację świadczeń, zastępstwa, nadawanie uprawnień do systemów rozliczeniowych, a także opis ról w gabinetowych i kadrowo–płacowych systemach IT.
Od strony technologicznej przyda się pole „status uprawnień do pracy w projektach NFZ” oraz kontrola dostępu oparta na rolach, aby wykluczenie skutkowało automatycznym zablokowaniem możliwości rozliczenia świadczeń. Gdyby powstał centralny rejestr osób wykluczonych, niezbędna będzie ocena skutków dla ochrony danych (DPIA) i bezpieczne zintegrowanie źródeł informacji.
Dobrym punktem wyjścia jest zewnętrzny przegląd procedur i ryzyk nadużyć, który obejmuje zarówno dokumentację, jak i praktykę na stanowiskach. W tym kontekście rozważyć można audyt zgodności w placówce, pomagający przygotować jednolite standardy weryfikacji i szybko wdrożyć je po ujawnieniu kształtu projektu.
Pułapki prawne: RODO, proporcjonalność i retroaktywność
Nawet najlepiej zaprojektowany proces zawiedzie, jeśli zabraknie solidnej podstawy prawnej przetwarzania danych o wyrokach i przewinieniach. Bez ustawowego umocowania nie można wymagać od personelu ujawniania informacji z tego zakresu ani ich weryfikować innymi kanałami. Zbyt szerokie kryteria wykluczenia – np. oparte na podejrzeniach lub decyzjach nieprawomocnych – mogą być kwestionowane z punktu widzenia konstytucyjnej proporcjonalności.
Istotne będzie rozdzielenie ról między sankcjami karnymi, dyscyplinarnymi (samorząd zawodowy) i kontraktowymi (NFZ–świadczeniodawca). Bez wyraźnych granic pojawią się spory o „karanie dwa razy za to samo”, a to grozi paraliżem rozliczeń i kolejnymi procesami. Równie ważne są przepisy przejściowe: ewentualna retroaktywność w sferze sankcji może okazać się niedopuszczalna.
Od strony operacyjnej należy liczyć się z korektami sprawozdań i zwrotami za świadczenia wykonane przez osoby objęte zakazem, jeśli do takich sytuacji by doszło. Dlatego placówka powinna prowadzić rzetelne ewidencje tożsamości wykonawców, mieć jasne ścieżki wycofania świadczenia z rozliczenia oraz dokumentowania zastępstw.
Przygotowanie finansów na koszty wdrożeniowe
Nie ma sygnałów o dedykowanym finansowaniu wdrożenia. Po stronie NFZ koszty mogłyby dotyczyć systemów IT i kontroli, a po stronie świadczeniodawców – zmian w HR, compliance i oprogramowaniu. Warto w budżecie zaplanować „poduszkę” na konfiguracje systemowe, szkolenia i aktualizację dokumentacji wewnętrznej.
Jeśli w przyszłości pojawią się programy wspierające cyfryzację lub compliance, część wydatków mogłaby stać się kwalifikowalna. Na dziś to jednak niewiadoma zależna od treści ewentualnego projektu i wytycznych resortu oraz NFZ. Ostrożne planowanie pozwoli uniknąć inwestycji, które trzeba byłoby później przereagować.
Harmonogram prac zależy od kształtu projektu
Do czasu publikacji dokumentów warto śledzić zapowiedzi i przygotować lekki scenariusz wdrożenia, możliwy do uruchomienia w kilku krokach. Poniżej zestaw elementów, których ujawnienie nada działaniom konkretny kierunek:
- Zakres podmiotowy i przesłanki wykluczenia (zawody, rodzaj i próg naruszenia, okres oraz tryb odwoławczy).
- Koncepcja rejestru osób wykluczonych, administrator i zasady dostępu, w tym integracja z KRK.
- Projekty zmian w zarządzeniach Prezesa NFZ dla konkursów i warunków realizacji umów.
- Stanowiska samorządów zawodowych i RPO oraz wyniki konsultacji społecznych.
- Przepisy przejściowe, w tym data wejścia w życie i czas na dostosowanie umów.
Równolegle dobrze jest wykonać przegląd list personelu raportowanego do NFZ i sposobu ich aktualizacji, przygotować w szufladzie wzory oświadczeń oraz matryce odpowiedzialności. Uporządkowane dane i procedury skrócą czas reakcji, gdy pojawi się projekt i zaczną się konsultacje.
W obszarze rozliczeń operacyjnych przyda się również „check-out” ścieżek eskalacji: kto i jak podejmuje decyzję o wycofaniu osoby z grafiku, jak aktualizowane są zgłoszenia do umów i w jakim trybie koryguje się sprawozdania. Taki porządek ułatwi uniknięcie zwrotów i sporów o rozliczenia w okresie przejściowym.