Prezydent podpisał nowelizację o e-rejestracji w publicznej ochronie zdrowia

Prezydent podpisał nowelizację o e-rejestracji w publicznej ochronie zdrowia. Zmiany mają usprawnić proces umawiania wizyt i skrócić realny czas oczekiwania dzięki centralnemu systemowi rezerwacji.

#### Nowelizacja o e-rejestracji w publicznej ochronie zdrowia – czego dotyczy

Podpisana nowelizacja uruchamia prace nad ogólnopolskim systemem e‑rejestracji dla świadczeń udzielanych w publicznym systemie ochrony zdrowia. W praktyce mowa o ujednoliceniu sposobu publikowania wolnych terminów oraz rezerwacji wizyt przez pacjentów – w jednym miejscu, z perspektywy całej sieci placówek finansowanych ze środków publicznych.

Według dostępnych informacji rządowych i branżowych (bez pełnych danych wykonawczych na dzień publikacji), podstawowymi założeniami są:
– centralna dostępność terminów w kanałach cyfrowych (prawdopodobnie przez Internetowe Konto Pacjenta – IKP – i aplikację mObywatel) oraz ewentualnie kanał telefoniczny,
– powiązanie e‑rejestracji z e‑skierowaniem (tak aby rezerwacja następowała na podstawie aktywnego skierowania, tam gdzie jest ono wymagane),
– obowiązek udostępniania przez świadczeniodawców określonej puli terminów i ich bieżąca synchronizacja z własnymi terminarzami,
– docelowo ograniczenie „wąskich gardeł” kolejkowych i standaryzacja zasad pierwszeństwa.

Pełne brzmienie obowiązków po stronie placówek – zakres świadczeń objętych centralną e‑rejestracją, terminy wdrożenia, wymagania techniczne i sankcje – będzie doprecyzowane w aktach wykonawczych oraz specyfikacjach integracyjnych publikowanych przez Centrum e‑Zdrowia (CeZ). Na ten moment należy planować wdrożenie, licząc się z okresem przejściowym i etapowaniem projektu.

Źródło ogólne: Rynek Zdrowia – zapowiedź „końca czekania w kolejkach”; zakres liczb, terminów i szczegółowych wymogów formalnych nie został w nim podany w sposób wyczerpujący.

#### E-rejestracja a obecne procesy placówek publicznych i kontraktowych

Nowelizacja dotyczy placówek realizujących świadczenia finansowane ze środków publicznych, a więc:
– podmiotów publicznych (np. SPZOZ, instytuty, szpitale kliniczne),
– niepublicznych świadczeniodawców z kontraktem NFZ.

Zmiana uderza w kilka kluczowych obszarów operacyjnych:
– planowanie i publikowanie harmonogramów pracy (lekarzy, gabinetów, pracowni diagnostycznych),
– obsługę rezerwacji i odwołań w kanałach cyfrowych oraz telefonicznych,
– weryfikację uprawnień pacjenta i obsługę e‑skierowań,
– raportowanie wskaźników dostępności i jakości,
– bezpieczeństwo przetwarzania danych oraz ciągłość działania systemów.

Placówki, które dotąd prowadziły rejestrację wyłącznie na własnych terminarzach (systemy HIS/EDM), będą musiały udostępnić część puli terminów do systemu centralnego oraz zsynchronizować status rezerwacji w czasie zbliżonym do rzeczywistego.

#### Terminy wdrożenia i regulacje wykonawcze – co już wiemy, czego jeszcze nie

Na chwilę obecną nie opublikowano pełnych harmonogramów wdrożeniowych ani ostatecznych standardów technicznych. Z praktyki wcześniejszych projektów (e‑recepta, e‑skierowanie) można spodziewać się:
– etapowania (pilotaże, kolejne grupy świadczeń),
– okresów przejściowych, w których równolegle działa rejestracja lokalna i centralna,
– testów integracyjnych na środowisku demo P1/IKP.

Kluczowe daty, zakres świadczeń objętych w pierwszej kolejności oraz szczególne wymagania raportowe należy weryfikować w komunikatach CeZ, NFZ i w rozporządzeniach publikowanych w Dzienniku Ustaw. Do czasu ich publikacji planowanie powinno zakładać warianty i bufor na dostosowania.

#### Integracja z IKP i platformą P1 – wymagania techniczne i organizacyjne

Ponieważ e‑rejestracja ma działać w ekosystemie usług P1 (IKP, e‑skierowanie), dla menedżerów IT oznacza to:
– konieczność integracji systemu rejestracyjnego/HIS z interfejsami udostępnianymi przez CeZ (API),
– mapowanie słowników świadczeń i jednostek organizacyjnych na standardy centralne (tak, by system centralny rozpoznawał typ wizyty, komórkę organizacyjną i lokalizację),
– mechanizmy rezerwacji, potwierdzeń, odwołań i zwalniania terminów w trybie online,
– logowanie i śledzenie zmian (pełna audytowalność),
– odporność na duży wolumen ruchu oraz scenariusze awaryjne (np. fallback do trybu lokalnego przy niedostępności usługi centralnej, z automatyczną synchronizacją po powrocie).

Wdrożenie będzie wymagało współpracy z dostawcą oprogramowania (HIS/EDM/rejestracja). Warto już teraz uzyskać od dostawcy mapę drogową, status prac integracyjnych i przewidywane wymagania sprzętowe/licencyjne.

#### E-rejestracja i zarządzanie kolejkami – standardy, priorytety, e‑skierowanie

Centralna e‑rejestracja będzie skuteczna tylko wtedy, gdy:
– powiążemy ją z regułami klinicznymi (np. pierwszorazowa vs. kontynuacja, pilne/planowe, uprawnienia),
– poprawnie obsłużymy e‑skierowania (sprawdzanie ważności, realizacja jednego skierowania na jeden cykl świadczenia, zamykanie realizacji),
– zapewnimy przejrzyste zasady „pierwszy wolny termin” i reguły medyczne ograniczające „przeskakiwanie” kolejki poza sytuacjami uzasadnionymi,
– będziemy aktywnie zarządzać nieobecnościami (przypomnienia, listy rezerwowe, szybkie zwalnianie i publikowanie terminów).

Warto zaktualizować politykę kolejkową, instrukcje wewnętrzne oraz szkolenia dla rejestracji i personelu medycznego tak, aby były spójne ze standardem centralnym.

#### Ochrona danych i cyberbezpieczeństwo w e‑rejestracji (RODO, KSC)

E‑rejestracja oznacza wzrost wolumenu i strumieniowości przetwarzania danych osobowych i medycznych. Priorytety:
– ocena skutków dla ochrony danych (DPIA) dla nowych kanałów integracji i komunikacji,
– minimalizacja zakresu danych w rejestracji (zasada niezbędności),
– aktualizacja rejestru czynności przetwarzania (RCP) i umów powierzenia z dostawcami IT,
– silne uwierzytelnianie i autoryzacja (w tym dla kont wewnętrznych i serwisowych),
– szyfrowanie transmisji i danych w spoczynku, segmentacja sieci,
– monitorowanie zdarzeń i reagowanie na incydenty (SOC/SIEM, procedury),
– zgodność z wymogami Krajowego Systemu Cyberbezpieczeństwa dla podmiotów kluczowych/ważnych, jeśli dotyczy.

Każda zmiana w sposobie publikacji terminarza i rezerwacji powinna przejść przez formalny proces zarządzania zmianą i testy bezpieczeństwa.

#### Komunikacja z pacjentem i dostępność cyfrowa

Skuteczna e‑rejestracja to również:
– jasna komunikacja dla pacjentów (strona www, infolinia, instrukcje rezerwacji, zasady odwoływania wizyt),
– powiadomienia (SMS/e‑mail) i przypomnienia o wizycie, link do odwołania/zmiany,
– dostępność cyfrowa zgodna co najmniej z WCAG 2.1 na poziomie AA dla wszystkich udostępnianych formularzy i treści,
– wsparcie dla pacjentów wykluczonych cyfrowo (kanał telefoniczny, kontakt w rejestracji, pełnomocnictwa w IKP).

Dobrą praktyką jest testowanie komunikatów z udziałem pacjentów i mierzenie skuteczności (np. spadek no‑show po wdrożeniu przypomnień).

#### Mierniki sukcesu i rozliczenia z NFZ

Z perspektywy zarządczej warto monitorować:
– czas do pierwszego wolnego terminu i jego zmienność,
– obłożenie grafików (w tym wskaźnik „pustych okienek”),
– odsetek nieobecności i skuteczność działań redukujących no‑show,
– liczbę i udział rezerwacji dokonywanych cyfrowo vs. telefonicznie,
– liczbę odwołań na <24/48 h, - liczbę reklamacji/eskalacji dot. kolejki. Należy także śledzić bieżące wymogi sprawozdawcze do NFZ/CeZ – w tym potencjalne raporty o dostępności i wykorzystaniu puli terminów, jeśli takie zostaną wprowadzone aktami wykonawczymi. #### Dlaczego to ważne dla placówek - Strategiczna widoczność i konkurencyjność: centralna e‑rejestracja „wystawia” Waszą dostępność na poziomie krajowym. Placówki z przejrzystą, stabilną dostępnością będą naturalnie częściej wybierane. - Mniejsza liczba nieobecności i przestojów: automatyczne przypomnienia, listy rezerwowe i szybkie „doszczelnianie” grafików podnoszą efektywność wykorzystania zasobów. - Uporządkowanie procesów: wymogi centralne wymuszają standaryzację i dyscyplinę danych, co ułatwia raportowanie i audyty. - Lepsze doświadczenie pacjenta: prosta ścieżka od e‑skierowania do wizyty zwiększa satysfakcję i zmniejsza presję na rejestrację telefoniczną. - Mniejsze ryzyko regulacyjne: wczesne dostosowanie ogranicza ryzyko niezgodności w kontroli (NFZ, UODO), zwłaszcza w zakresie publikowania i utrzymywania puli terminów. - Dane do decyzji: centralizacja i cykliczne raporty umożliwiają zarządcze sterowanie dostępnością (np. uelastycznienie grafików, decyzje kadrowe). #### Co zrobić teraz (checklista) - Powołaj lidera projektu i zespół: IT, rejestracja, lekarze, jakość/RODO, komunikacja. - Skontaktuj się z dostawcą HIS/EDM: poproś o plan integracji z e‑rejestracją P1/IKP, terminy i wymagania. - Zrób inwentaryzację procesów rejestracji: kanały, zasady kolejkowania, wyjątki, obsługa pilnych, kontynuacji, e‑skierowań. - Przejrzyj i ujednolić słowniki: typy wizyt, komórki, lokalizacje, harmonogramy – zgodność ze standardami centralnymi. - Zaplanuj pulę terminów do publikacji: procent puli, okno publikacji (np. liczba tygodni naprzód), reguły blokad. - Przygotuj politykę no‑show: przypomnienia, łatwe odwołanie, listy rezerwowe, zasady reaktywacji skierowania. - Zaktualizuj dokumentację prawną: RCP, DPIA, klauzule informacyjne, umowy powierzenia z dostawcami IT. - Wzmocnij bezpieczeństwo: MFA dla kont administracyjnych, segmentacja, backupy i testy odtwarzania, monitoring zdarzeń. - Zaprojektuj komunikację dla pacjentów: strona www (WCAG 2.1 AA), instrukcje, FAQ, infolinia. - Zaplanuj szkolenia: rejestracja, personel medyczny, administratorzy systemów; scenariusze wyjątków. - Ustal KPI i dashboard: czas do terminu, obłożenie, no‑show, udział rezerwacji cyfrowych; wdroż cykliczne przeglądy. - Przygotuj plan awaryjny: procedury pracy w trybie offline, synchronizacja po awarii, kontakt do wsparcia CeZ/dostawcy. - Zabezpiecz budżet i harmonogram: licencje, integracje, szkolenia, działania komunikacyjne. #### Najczęstsze ryzyka wdrożenia e‑rejestracji i jak im przeciwdziałać - Braki po stronie integracji systemu: wczesny dialog z dostawcą, testy na środowisku demo, plan B (publikacja ograniczonej puli). - Chaos w słownikach i grafikach: governance danych, jedno źródło prawdy dla harmonogramów, cykliczne uzgodnienia z kierownikami komórek. - Wysoki odsetek no‑show mimo e‑rejestracji: przypomnienia wielokanałowe, łatwe odwołanie, krótkie listy rezerwowe, monitoring przyczyn. - Niezgodność z RODO: DPIA przed uruchomieniem, testy bezpieczeństwa, minimalizacja danych, szkolenia personelu. - Obciążenie rejestracji i infolinii: self‑service online, jasne instrukcje, automatyzacja potwierdzeń i odwołań. - Reputacyjne skutki błędów: transparentna komunikacja, szybkie korygowanie terminów, opieka nad pacjentem w sytuacjach spornych. #### Podsumowanie: e‑rejestracja w publicznej ochronie zdrowia jako szansa Podpisana nowelizacja otwiera etap przejścia od rozproszonych terminarzy do spójnego, ogólnopolskiego systemu e‑rejestracji. Dla placówek to nie tylko wymóg prawny, ale realna szansa na poprawę dostępności, zmniejszenie nieefektywności i lepsze wykorzystanie zasobów. Kluczem będzie szybkie przygotowanie organizacyjne, partnerska współpraca z dostawcami IT oraz dbałość o bezpieczeństwo i doświadczenie pacjenta. Na dziś brakuje pełnych danych co do zakresu, terminów i szczegółowych wymogów technicznych – dlatego warto działać dwutorowo: monitorować akty wykonawcze i jednocześnie przygotować fundamenty (procesy, słowniki, bezpieczeństwo, komunikację), które i tak będą niezbędne niezależnie od ostatecznych detali regulacyjnych. Źródło ogólne: https://www.rynekzdrowia.pl/E-zdrowie/Koniec-z-czekaniem-w-kolejkach-Prezydent-podpisal-nadchodzi-nowa-era-w-ochronie-zdrowia,277683,7.html