Prezydent podpisał ustawę wdrażającą centralną e‑rejestrację – jedną z najbardziej oczekiwanych usług cyfrowych w systemie ochrony zdrowia. Rozwiązanie ma umożliwić pacjentom szybkie i wygodne umawianie wizyt oraz badań w jednym, ogólnopolskim kanale.
#### Ustawa o centralnej e‑rejestracji – cel, zakres i znaczenie
Ustawa o centralnej e‑rejestracji tworzy podstawy prawne do uruchomienia ogólnopolnego mechanizmu publikowania i rezerwowania terminów świadczeń zdrowotnych. Z perspektywy systemu ochrony zdrowia to krok w kierunku standaryzacji procesu umawiania świadczeń, uproszczenia ścieżki pacjenta i lepszego wykorzystania dostępnych zasobów (personelu, gabinetów, aparatów diagnostycznych). Z perspektywy placówek – to wymóg interoperacyjności i transparentnego zarządzania dostępnością.
Ponieważ źródło publiczne nie zawiera jeszcze pełnych parametrów operacyjnych (np. sztywnych terminów wdrożeń czy katalogu wymaganych interfejsów), część rozwiązań zostanie doprecyzowana w rozporządzeniach oraz specyfikacjach technicznych publikowanych przez właściwe instytucje. Już dziś można jednak przyjąć, że centralna e‑rejestracja stanie się jednym z kluczowych kanałów umawiania świadczeń finansowanych ze środków publicznych, a w kolejnych etapach może objąć szerszy zakres usług.
#### Centralna e‑rejestracja a P1, IKP i EDM – spójność ekosystemu e‑zdrowia
Centralna e‑rejestracja ma działać w ekosystemie usług e‑zdrowia (P1) i być dostępna dla pacjenta m.in. przez Internetowe Konto Pacjenta (IKP) oraz aplikacje rządowe. To pozwoli powiązać rezerwacje z:
– e‑skierowaniami (walidacja skierowania i ścieżka diagnostyczno‑terapeutyczna),
– danymi pacjenta (identyfikacja i zgody),
– EDM (Elektroniczna Dokumentacja Medyczna) – w kontekście późniejszej wymiany informacji o zrealizowanym świadczeniu.
Dla placówek oznacza to konieczność zapewnienia spójności między lokalnym systemem gabinetowo‑szpitalnym (HIS/EMR) a platformą centralną: publikowanie dostępnych slotów, odbiór rezerwacji, synchronizacja odwołań/przesunięć i eliminowanie podwójnych zapisów.
#### Wymogi techniczne i organizacyjne dla placówek oraz dostawców oprogramowania
Szczegółowe wymagania techniczne zostaną określone w dokumentacji integracyjnej. Na podstawie dotychczasowej praktyki integracji z usługami P1 można się spodziewać:
– interfejsów API do publikowania i aktualizowania dostępnych terminów (slotów) oraz obsługi rezerwacji, odwołań i list oczekujących,
– wykorzystania standardów interoperacyjności (np. HL7 FHIR dla zasobów związanych z harmonogramami i wizytami),
– bezpiecznych mechanizmów uwierzytelniania i autoryzacji (profil zaufany, węzeł krajowy, tokeny systemowe dla integracji system‑system),
– ścisłej obsługi identyfikatorów pacjenta (PESEL/tymczasowe ID), lekarza i miejsca udzielania świadczeń,
– mechanizmów zgodności z RODO: minimalizacja danych, rejestrowanie zgód i podstaw prawnych przetwarzania, retencja, audyt dostępu,
– zgodności z wymaganiami dostępności cyfrowej (WCAG 2.1) w warstwie interfejsów pacjenckich.
Równolegle konieczne będzie dostosowanie procesów rejestracji po stronie placówki: zarządzanie kalendarzami, oknami dostępności, priorytetami (np. w oparciu o e‑skierowanie), regułami rezerwacji wstępnej i potwierdzenia, ograniczaniem no‑show (przypomnienia, pre‑check).
#### Wdrożenie centralnej e‑rejestracji a dotychczasowe kanały: telefon, www, osobista rejestracja
Centralna e‑rejestracja nie eliminuje istniejących kanałów – raczej je porządkuje i łączy. Dobrą praktyką będzie:
– utrzymywanie jednolitej puli terminów (single source of truth) zsynchronizowanej między centralnym kanałem a lokalnymi,
– reguły priorytetów (np. dla pilnych e‑skierowań) i rezerwacji blokowych (np. na diagnostykę),
– polityka odwołań i zwalniania terminów tak, aby pacjenci szybko widzieli aktualną dostępność.
Placówki powinny przewidzieć większy wolumen ruchu cyfrowego w pierwszych miesiącach po starcie (falę „zaległych” rezerwacji) oraz przygotować wsparcie informacyjne dla grup mniej cyfrowych.
#### Bezpieczeństwo, RODO i dostępność (WCAG) w centralnej e‑rejestracji
– Ochrona danych: dane rezerwacji to dane zdrowotne – muszą być szyfrowane w transmisji i w spoczynku, z kontrolą dostępu opartą na rolach (RBAC), logowaniem incydentów i mechanizmami wykrywania nadużyć (np. masowe rezerwacje).
– Podstawy prawne: przetwarzanie dla realizacji świadczeń i obowiązków ustawowych; wymagane rejestry czynności, DPIA (ocena skutków dla ochrony danych) dla nowych integracji.
– Dostępność cyfrowa: zapewnienie kompatybilności z czytnikami ekranu, odpowiedni kontrast, nawigacja klawiaturą, prosty język komunikatów. To nie tylko wymóg prawny, lecz także warunek korzystania przez szerokie grupy pacjentów.
– Ciągłość działania: plan awaryjny (BCP) i procedury pracy w trybie degradacji (np. chwilowa niedostępność integracji – buforowanie rezerwacji, kolejki retry).
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Lepsza widoczność oferty i krótsza ścieżka pacjenta: pacjenci łatwiej trafią na dostępne terminy – co może ograniczyć presję na call center i kolejki w rejestracji.
– Stabilniejsze obłożenie i wykorzystanie zasobów: centralne publikowanie slotów sprzyja równomiernemu rozłożeniu ruchu między poradniami i lokalizacjami.
– Transparentność i zgodność: jednolite zasady e‑rejestracji wspierają spełnienie wymagań płatnika i regulatora, ograniczają błędy i spory o kolejność przyjęć.
– Dane do zarządzania: spójne wskaźniki (czas do terminu, odsetek no‑show, współczynnik odwołań) pozwalają optymalizować harmonogramy, a nawet modelować popyt.
– Przewaga konkurencyjna: placówki, które szybko zaoferują pełną dostępność w kanale centralnym i wysoką jakość obsługi cyfrowej, zyskają na wizerunku i pozyskają nowych pacjentów.
– Mniej „cichej pracy” rejestracji: automatyczne powiadomienia, potwierdzenia i listy rezerwowe zmniejszają konieczność ręcznych telefonów.
#### Ryzyka i wyzwania przy wdrożeniu centralnej e‑rejestracji
– Niespójność kalendarzy i podwójne zapisy – jeśli integracja nie będzie w pełni dwukierunkowa i w czasie zbliżonym do rzeczywistego.
– Skokowe obciążenie w pierwszych tygodniach: potrzeba tymczasowego wzmocnienia wsparcia pacjenta i rejestracji.
– No‑show przy rezerwacjach „na zapas”: konieczne jasne zasady potwierdzeń, przypomnienia wielokanałowe, mechanizmy kaucji/limitów tam, gdzie prawo i płatnik na to pozwalają.
– Złożoność prawna i techniczna: bez aktualizacji umów powierzenia, DPIA i testów bezpieczeństwa rośnie ryzyko incydentów.
– Wyzwania dla grup wykluczonych cyfrowo: potrzebny kanał alternatywny i wsparcie asystenta cyfrowego.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Zweryfikuj status prawny:
– Monitoruj publikację ustawy i aktów wykonawczych; wyznacz osobę odpowiedzialną za śledzenie komunikatów MZ i Centrum e‑Zdrowia.
– Oceń, czy profil działalności placówki wchodzi w pierwszy zakres centralnej e‑rejestracji (świadczenia, pracownie, poradnie).
– Porozmawiaj z dostawcą systemu:
– Zapytaj o gotowość do integracji (API, standardy, terminy), plan wydawniczy i politykę wsparcia.
– Ustal model synchronizacji slotów: częstotliwość, konflikty, obsługa odwołań.
– Przygotuj procesy i zasoby:
– Uporządkuj słowniki świadczeń/komórek organizacyjnych, kalendarze lekarzy i pracowni.
– Zdefiniuj reguły publikacji terminów (okna, bufor na pilne przypadki, rezerwacje blokowe).
– Opracuj politykę potwierdzeń, przypomnień i list rezerwowych.
– Zapewnij zgodność i bezpieczeństwo:
– Zaktualizuj rejestry czynności, przeprowadź DPIA dla nowych integracji, zweryfikuj umowy powierzenia danych.
– Sprawdź mechanizmy RBAC, logowanie zdarzeń, szyfrowanie, kopie zapasowe i procedury BCP/DR.
– Zadbaj o dostępność i komunikację:
– Przygotuj instrukcje dla pacjentów, FAQ i komunikaty zgodne z WCAG (prosty język, kontrast, alternatywy).
– Zaplanuj kampanię informacyjną w rejestracji, na stronie www i w mediach społecznościowych.
– Przeszkol zespół:
– Szkolenia dla rejestracji, personelu medycznego i helpdesku; scenariusze pracy w trybie awaryjnym.
– Ustal wewnętrzne KPI (czas do terminu, no‑show, satysfakcja) i cykl przeglądów.
– Przetestuj i pilotażuj:
– Wybierz jedną poradnię/pracownię do pilotażu integracji i zbierz wnioski przed skalowaniem.
– Przeprowadź testy obciążeniowe i testy bezpieczeństwa integracji.
– Przygotuj raportowanie:
– Skonfiguruj dashboardy menedżerskie i alerty operacyjne (nagłe spadki dostępności, wzrost anulacji).
#### Centralna e‑rejestracja a finansowanie i rozliczenia – na co uważać
Szczegóły dotyczące finansowania dostosowań po stronie placówek, ewentualnych wymogów dla świadczeń publicznych oraz terminów obowiązkowego podłączenia mogą wymagać doprecyzowania w rozporządzeniach. Rekomendowane jest:
– sprawdzenie warunków umów z płatnikiem pod kątem publikowania dostępności i jakości obsługi pacjenta,
– weryfikacja, czy pojawią się programy wsparcia (granty, konkursy) na modernizację oprogramowania i szkolenia.
#### Komunikacja z pacjentami i zarządzanie popytem w centralnej e‑rejestracji
– Jasne zasady rezerwacji i odwołań (terminy, konsekwencje, ścieżka kontaktu).
– Wielokanałowe przypomnienia (SMS, e‑mail, powiadomienia w aplikacji) z łatwym linkiem do potwierdzenia/odwołania.
– Edukacja o korzystaniu z IKP i profilu zaufanego, wsparcie w rejestracji dla osób wykluczonych cyfrowo.
– Dynamiczne zarządzanie slotami (udostępnianie puli „last minute”, automatyczne uzupełnianie luk z listy rezerwowej).
#### Podsumowanie
Centralna e‑rejestracja porządkuje proces umawiania świadczeń i upraszcza ścieżkę pacjenta, a jednocześnie stawia przed placówkami konkretne wymagania w obszarze interoperacyjności, bezpieczeństwa i organizacji pracy. Przygotowanie techniczne, dobrze zaprojektowane procesy i przeszkolony zespół pozwolą skorzystać z efektu skali, poprawić dostępność oraz doświadczenie pacjenta. Choć szczegóły operacyjne będą doprecyzowywane w kolejnych aktach i specyfikacjach, już dziś warto rozpocząć prace przygotowawcze zgodnie z niniejszą checklistą.
Źródło: https://www.gov.pl/web/zdrowie/ustawa-o-centralnej-e-rejestracji-podpisana