Prezydent RP podpisał ustawę wdrażającą centralną e‑rejestrację – jedną z najbardziej oczekiwanych usług cyfrowych w ochronie zdrowia. Umożliwi ona pacjentom szybkie i wygodne umawianie wizyt oraz badań, a placówkom – lepsze zarządzanie dostępnością.
#### Czym jest centralna e‑rejestracja i jak zmieni ścieżkę pacjenta
Centralna e‑rejestracja to państwowa usługa, która ma umożliwić pacjentom przeglądanie dostępnych terminów i umawianie świadczeń w wielu placówkach z jednego miejsca, prawdopodobnie poprzez Internetowe Konto Pacjenta i powiązane kanały. W praktyce oznacza to mniejszą fragmentację procesu: jeden interfejs dla pacjenta, spójne zasady rezerwacji, potwierdzania, przypominania i ewentualnego odwoływania wizyt.
Dla placówek medycznych usługa ta będzie funkcjonować jako dodatkowy, centralny kanał rejestracji, który musi być zsynchronizowany z lokalnymi grafikami i systemami HIS/EDM. To nie tylko „nowe okienko” do wpisywania pacjentów, ale mechanizm integracyjny wymagający wysokiej jakości danych o dostępności, jednolitego opisu świadczeń i bieżącej synchronizacji statusów wizyt.
#### Ustawa o centralnej e‑rejestracji – kluczowe założenia dla placówek
Z podpisanej ustawy wynika kierunek: państwowy komponent rejestracyjny staje się obowiązującą infrastrukturą cyfrową, podobnie jak P1 dla e‑recept, e‑skierowań czy EDM. Choć szczegóły będą wynikać z aktów wykonawczych i specyfikacji technicznych, można założyć:
– placówki realizujące świadczenia finansowane ze środków publicznych będą miały obowiązek udostępniania określonej puli dostępności w kanale centralnym,
– integracja będzie odbywać się poprzez wskazany interfejs (API) i standardy kodowania świadczeń,
– pojawią się wymogi dotyczące jakości danych (aktualność slotów, opis świadczeń, kwalifikowalność, wymagane e‑skierowanie),
– ujednolicone zostaną procesy powiadamiania i potwierdzania wizyt.
Na moment publikacji brak pełnych danych co do harmonogramu wdrożenia, zakresu obowiązków poszczególnych typów placówek i potencjalnych wyjątków – należy śledzić rozporządzenia i komunikaty MZ/CeZ.
#### Integracja systemów HIS/EDM z centralną e‑rejestracją – wymagania techniczne i organizacyjne
Wdrożenie nie ograniczy się do pracy działu IT. To projekt zmiany organizacyjnej, który dotyka:
– Interfejsów: konieczne będzie połączenie systemu HIS/gabinetowego z API centralnym oraz konfiguracja mapowania usług (np. kody świadczeń, typy wizyt, wymagane dokumenty).
– Synchronizacji: dwukierunkowa aktualizacja slotów, statusów (zarezerwowany, potwierdzony, niezgłoszony, odwołany), list oczekujących i priorytetów.
– Jakości danych: standaryzacja nazewnictwa świadczeń, czasu trwania, lokalizacji, sprzętu, kompetencji personelu i warunków kwalifikacji (np. wymagane e‑skierowanie).
– Zdolności do pracy w trybie omni‑channel: spójny kalendarz dla rejestracji telefonicznej, osobistej, własnej e‑rejestracji i kanału centralnego.
Należy przewidzieć środowiska testowe, plan integracji z dostawcą oprogramowania i okres równoległego działania, aby minimalizować ryzyko podwójnych rezerwacji.
#### Zarządzanie grafikami, slotami i dostępnością – nowe standardy operacyjne
Centralna e‑rejestracja „wymusza” większą dyscyplinę harmonogramów:
– Projektowanie slotów: długość i typ slotów dopasowane do świadczenia; definiowanie buforów na opóźnienia i pilne przypadki.
– Pula centralna vs lokalna: określenie, jaka część terminów trafia do kanału centralnego, a jakie pozostają dla skierowań pilnych lub ścieżek wewnętrznych – w granicach dopuszczonych przepisami.
– Aktualność: zasady publikowania i zamykania slotów (np. minimalny horyzont publikacji), tak aby unikać „martwych” terminów.
– Reguły biznesowe: potwierdzanie wizyt (np. automatyczne przypomnienia), polityka no‑show (ponowne udostępnianie terminów), kolejki rezerwowe.
Zarządzanie dostępnością to obszar, w którym drobne uchybienia szybko kumulują się w tysiące utraconych minut pracy świadczeniodawców.
#### Doświadczenie pacjenta: e‑skierowanie, IKP, przypomnienia i odwoływanie wizyt
Z perspektywy pacjenta przewidywalny jest następujący łańcuch: wyszukanie świadczenia, wybór lokalizacji i terminu, weryfikacja uprawnień (w tym e‑skierowania, jeśli wymagane), rezerwacja i elektroniczne potwierdzenie, a następnie przypomnienia i możliwość łatwego odwołania. Każdy z tych kroków generuje oczekiwania wobec placówki:
– spójne opisy świadczeń (co zabrać, jak się przygotować),
– jasne wymagania kwalifikacyjne (np. konieczność e‑skierowania, przygotowanie do badania),
– realna dostępność i szybka aktualizacja statusów,
– kanały kontaktu w przypadku pytań, zmian, potrzeb dostępności (np. osoby z niepełnosprawnościami).
Dobrze przygotowana komunikacja (szablony SMS/e‑mail, FAQ dla rejestracji) obniży wskaźnik niezgłoszeń i liczbę telefonów do rejestracji.
#### Bezpieczeństwo danych i zgodność: RODO, KSC i logika uprawnień
Centralna e‑rejestracja oznacza wymianę danych identyfikacyjnych i medycznych (co najmniej zakresu niezbędnego do rezerwacji i realizacji świadczenia). Placówki muszą:
– zaktualizować rejestr czynności przetwarzania i oceny ryzyka; rozważyć DPIA dla nowych integracji,
– zapewnić właściwe podstawy prawne przetwarzania i adekwatną informację dla pacjentów,
– egzekwować zasadę minimalizacji danych i kontroli dostępu (RBAC),
– przygotować się na audyty i incydenty: procedury, testy przywracania, dzienniki zdarzeń,
– zweryfikować zgodność dostawców (HIS, integratorzy) – umowy powierzenia, SLA, szyfrowanie, logowanie zdarzeń.
Szczegółowe wymagania bezpieczeństwa i trybów awaryjnych będą wynikać z dokumentacji technicznej i przepisów wykonawczych – obecnie brak pełnego zestawu wymogów.
#### Finansowanie, rozliczenia i raportowanie – czego można się spodziewać
Ustawa tworzy ramy prawne, ale pytania o wpływ na rozliczenia z płatnikiem i sprawozdawczość pozostają otwarte do czasu publikacji szczegółów. Potencjalnie:
– standardy opisów świadczeń ułatwią raportowanie i weryfikację,
– centralny kanał może wprowadzić wskaźniki dostępności i jakości (np. no‑show, lead time) raportowane do płatnika/regulatora,
– mogą pojawić się wymagania dotyczące minimalnej publikowanej dostępności w określonych zakresach świadczeń.
Do czasu publikacji wytycznych nie należy przyjmować twardych założeń liczbowych.
#### Ryzyka wdrożeniowe i jak im przeciwdziałać
– Podwójne rezerwacje i niespójność kalendarzy: testy integracyjne, reguły „single source of truth”, ograniczenie ręcznych obejść.
– Słaba jakość danych: standaryzacja słowników świadczeń, regularne przeglądy, właściciele danych po stronie działów.
– Spadek satysfakcji pacjentów w okresie przejściowym: komunikacja wielokanałowa, tymczasowe wzmocnienie rejestracji, monitoring NPS/ankiet.
– Przestoje techniczne: procedury pracy w trybie offline, listy priorytetów, uzgodnione z dostawcami RTO/RPO.
– Opór personelu: szkolenia praktyczne, superuserzy na zmianach, wsparcie on‑site w pierwszych tygodniach.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Widoczność i konkurencyjność: centralny katalog terminów stanie się pierwszym wyborem pacjenta. Placówki z dobrze zarządzaną dostępnością zyskają na przypływie pacjentów.
– Optymalizacja wykorzystania czasu pracy: precyzyjne sloty i ujednolicone reguły zmniejszą „puste okienka” i no‑show.
– Spójność operacyjna: jeden standard opisu świadczeń i procesów rejestracyjnych uprości wewnętrzną organizację i onboarding personelu.
– Lepsze dane do decyzji: centralne raportowanie dostępności i frekwencji pozwoli lepiej planować kadry, sprzęt i godziny pracy.
– Zgodność regulacyjna: włączenie się w centralny ekosystem to nie tylko obowiązek, ale też ograniczenie ryzyka audytowego w obszarach rejestracji i dostępności.
– Doświadczenie pacjenta: łatwe odwoływanie/przekładanie wizyt i jasne informacje przed wizytą przekładają się na wyższą satysfakcję i mniejszą liczbę skarg.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Wyznacz lidera projektu wdrożenia i zespół międzydziałowy (IT, rejestracja, klinika, jakość, bezpieczeństwo).
– Skontaktuj się z dostawcą HIS/EDM: zapytaj o plan integracji, wymagania infrastrukturalne, terminy i koszty.
– Przeprowadź inwentaryzację grafików i słowników świadczeń: znormalizuj nazwy, długości wizyt, kwalifikacje, przygotowania pacjenta.
– Opracuj politykę publikowania dostępności: jaka pula trafia do kanału centralnego, jakie reguły priorytetów i wyjątków.
– Przygotuj procedury na no‑show i odwołania: automatyczne powiadomienia, listy rezerwowe, ponowne udostępnianie terminów.
– Zaktualizuj dokumentację RODO: rejestr czynności, klauzule informacyjne, umowy powierzenia z dostawcami, DPIA integracji.
– Zaplanuj testy integracyjne: środowisko testowe, scenariusze UAT (nowa rezerwacja, zmiana, odwołanie, konflikt), kryteria akceptacji.
– Przygotuj komunikację dla pacjentów: instrukcje „jak zarezerwować”, FAQ, szablony SMS/e‑mail, informacje o przygotowaniu do badań.
– Przeszkol rejestrację i personel: obsługa nowych statusów, procedury eskalacji, praca w trybie awaryjnym.
– Ustal wskaźniki sukcesu: no‑show, lead time, odsetek wizyt potwierdzonych, satysfakcja pacjentów; przygotuj pulpit monitorujący.
– Zabezpiecz wsparcie w pierwszych tygodniach: superuserzy, dyżury IT, wyższe obsady w rejestracji, plan komunikacji zmian.
#### Harmonogram i niewiadome – czego jeszcze nie wiemy
Na dziś brakuje pełnych danych o terminach wejścia w życie poszczególnych obowiązków, szczegółowym katalogu świadczeń objętych centralną e‑rejestracją, minimalnych wymaganiach dotyczących puli terminów czy docelowych standardach wskaźników. Należy śledzić akty wykonawcze oraz dokumentację techniczną i organizacyjną publikowaną przez Ministerstwo Zdrowia i Centrum e‑Zdrowia. Do czasu ich wydania rekomendowane jest przygotowanie „bez żalu” (no‑regret moves): standaryzacja słowników, porządkowanie grafików, wzmocnienie procesów RODO, uzgodnienia z dostawcami systemów.
#### Podsumowanie: przygotuj placówkę na centralną e‑rejestrację
Centralna e‑rejestracja to kolejny krok w stronę dojrzałego, spójnego ekosystemu usług cyfrowych w ochronie zdrowia. Dla pacjentów oznacza prostszy dostęp, dla placówek – konieczność integracji i dyscypliny operacyjnej, ale też realne korzyści w efektywności, widoczności i jakości danych. Najlepszą strategią jest szybkie uporządkowanie fundamentów (grafiki, słowniki, procedury), równoległe prace integracyjne z dostawcą HIS oraz przygotowanie personelu i komunikacji. Gdy pojawią się szczegółowe wytyczne, placówka, która wykonała te kroki, wdroży rozwiązanie szybciej i z mniejszym ryzykiem.
Źródło: https://www.gov.pl/web/zdrowie/ustawa-o-centralnej-e-rejestracji-podpisana