Utrudnienia w pracy w systemie NFZ. NFZ poinformował o problemach technicznych wpływających na dostępność wybranych usług informatycznych; na ten moment brak pełnych danych co do skali i czasu trwania, dlatego placówki powinny działać według procedur awaryjnych i na bieżąco monitorować komunikaty.
#### Aktualny komunikat NFZ — utrudnienia w pracy w systemie NFZ
Na stronie NFZ opublikowano informację o utrudnieniach w pracy systemów NFZ (źródło: link poniżej). Komunikat ma charakter ogólny: nie precyzuje jednoznacznie przyczyn, pełnego zakresu dotkniętych usług ani przewidywanego czasu usunięcia problemów. Z doświadczenia operacyjnego wynika, że podobne sytuacje mają różne przyczyny (awaria infrastruktury, zwiększone obciążenie, prace serwisowe) i mogą skutkować okresową niedostępnością lub spowolnieniem działania wybranych modułów.
Do czasu publikacji szczegółów przez NFZ należy przyjąć konserwatywne podejście: przygotować zespół i procesy na możliwe zakłócenia w newralgicznych obszarach (weryfikacja uprawnień, rozliczenia, wymiana komunikatów), prowadzić dokumentację działań oraz utrzymywać komunikację z oddziałem wojewódzkim NFZ (OW NFZ).
#### Jakie obszary pracy placówek mogą być dotknięte przez utrudnienia w systemie NFZ
Na podstawie charakteru typowych procesów integracyjnych z NFZ, utrudnienia mogą potencjalnie obejmować:
– Logowanie i dostęp do Portalu Świadczeniodawcy/SZOI/portali OW NFZ (spowolnienie, błędy logowania, przerwy w dostępności).
– Weryfikację uprawnień pacjentów w eWUŚ (opóźnienia odpowiedzi, brak potwierdzenia online).
– Składanie i odbiór komunikatów rozliczeniowych oraz sprawozdawczych (import/eksport plików, pobieranie komunikatów zwrotnych, generowanie raportów).
– Dostęp do wybranych usług powiązanych z obsługą świadczeń i zaopatrzenia (np. obsługa zleceń na wyroby medyczne), co może wymagać zastosowania procedur awaryjnych zgodnych z wytycznymi OW NFZ.
– Ogólne wydłużenie czasu odpowiedzi usług i ryzyko chwilowych błędów po stronie serwerów (np. kody 5xx), skutkujących koniecznością ponowienia operacji.
Zakres faktycznych utrudnień może być węższy lub szerszy — brak kompletnych danych w chwili publikacji tego materiału. Dlatego zalecane jest monitorowanie komunikatów NFZ i testowe sprawdzenie kluczowych punktów procesu w placówce.
#### Ryzyka operacyjne i finansowe dla managerów placówek
Utrudnienia w pracy systemu NFZ przekładają się na realne ryzyka:
– Operacyjne: wolniejsza rejestracja, zatory w ruchu pacjentów, konieczność manualnych obejść (np. oświadczenia w miejsce eWUŚ), zwiększone obciążenie personelu administracyjnego.
– Finansowe: możliwe opóźnienia w rozliczeniach świadczeń, przesunięcia wpływów, ryzyko kumulacji pracy sprawozdawczej po przywróceniu dostępności systemów.
– Zgodności i audytu: konieczność wykazania należytej staranności przy świadczeniu usług w warunkach niedostępności systemów, właściwa archiwizacja dokumentów i logów operacji.
– Relacyjne i wizerunkowe: niezadowolenie pacjentów w przypadku wydłużonego czasu obsługi, konieczność sprawnej komunikacji i zarządzania oczekiwaniami.
Z perspektywy managera kluczowe jest równoważenie ciągłości świadczeń, bezpieczeństwa danych i zgodności z wymaganiami płatnika, przy jednoczesnej ochronie płynności finansowej.
#### Dobre praktyki na czas utrudnień w systemie NFZ
– Priorytetyzacja procesów: zapewnij obsługę świadczeń pilnych i planowych, jednocześnie ograniczając operacje niekrytyczne wymagające stabilnego połączenia z NFZ.
– Procedury awaryjne eWUŚ: w razie niedostępności systemu potwierdzaj prawo do świadczeń oświadczeniem pacjenta zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zadbaj o poprawność formularzy i ich archiwizację.
– Kolejkowanie transmisji: ustaw w systemie gabinetowym/HIS bezpieczne ponawianie wysyłek i odbiorów komunikatów, unikaj ręcznego wielokrotnego wysyłania tych samych paczek danych (ryzyko duplikatów).
– Okna wysyłki: jeśli to możliwe, przesuwaj większe transmisje (sprawozdawczość, eksporty) na godziny mniejszego obciążenia.
– Kontrola integralności: po przywróceniu dostępności zweryfikuj statusy przesłanych komunikatów i zgodność rozliczeń (sprawdź potwierdzenia, numery raportów, komunikaty zwrotne).
– Dokumentowanie incydentu: zapisuj daty/godziny prób, komunikaty błędów, wpływ na procesy i działania naprawcze — to ułatwia ewentualne wyjaśnienia i reklamacje.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Ciągłość opieki: niedostępność wybranych usług NFZ nie zwalnia z obowiązku zapewnienia świadczeń, szczególnie pilnych. Dobrze opisane procedury awaryjne ograniczają zakłócenia w opiece.
– Płynność finansowa: nawet krótkie przerwy w sprawozdawczości i rozliczeniach kumulują pracę i mogą przesunąć przepływy pieniężne. Zarządzanie backlogiem staje się krytyczne.
– Zgodność i audyt: prawidłowe zastosowanie trybów awaryjnych (oświadczenia, archiwizacja dokumentacji) chroni placówkę w razie kontroli.
– Reputacja: transparentna komunikacja z pacjentem i personelem zwiększa zaufanie i ogranicza eskalacje w rejestracji.
– Efektywność zespołu: gotowe instrukcje (runbooki) skracają czas reakcji, zmniejszają stres i liczbę błędów w rejestracji oraz rozliczeniach.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Oceń wpływ na krytyczne procesy: rejestracja, weryfikacja uprawnień, rozliczenia, sprawozdawczość.
– Uruchom procedurę awaryjną eWUŚ: przy braku weryfikacji online stosuj oświadczenia pacjentów; zapewnij wzory formularzy i instrukcje dla rejestracji.
– Poinformuj zespół: krótka notatka dla rejestracji/rozliczeń z zasadami działania, kontaktami do koordynatora i OW NFZ.
– Ustaw bezpieczne ponawianie transmisji: włącz kolejkowanie, unikaj masowych ręcznych retry; wyznacz okna wysyłek w porach mniejszego ruchu.
– Zabezpiecz dokumentację: zbieraj logi błędów, numery prób, zrzuty ekranu; prowadź rejestr incydentu.
– Skontaktuj OW NFZ: zweryfikuj lokalny zakres utrudnień, zapytaj o ewentualne wytyczne, terminy i tryby awaryjne (w tym dla zaopatrzenia).
– Ustal plan nadrabiania: po przywróceniu dostępności zaplanuj zespół i czas na weryfikację statusów, uzupełnienie brakujących raportów i zamknięcie okresów.
– Komunikuj pacjentom: przygotuj krótką informację przy rejestracji i na stronie/FB (jeśli używacie) o możliwych opóźnieniach, z zapewnieniem o ciągłości świadczeń.
– Przeanalizuj terminy rozliczeniowe: śledź komunikaty NFZ dot. ewentualnych przesunięć; w razie braku zmian — planuj intensyfikację prac po przywróceniu systemów.
– Sprawdź bezpieczeństwo i RODO: upewnij się, że awaryjne procedury (np. formularze papierowe) są zgodne z politykami ochrony danych, a dokumenty właściwie przechowywane.
– Wyznacz punkt kontaktu: jedna osoba odpowiedzialna za koordynację, zbieranie informacji i aktualizację zespołu.
#### Co i jak komunikować pacjentom w razie utrudnień w systemie NFZ
– Przekaz prosty i rzetelny: „Z uwagi na utrudnienia w systemie NFZ obsługa może trwać dłużej. Świadczenia realizujemy bez przerwy; w razie braku potwierdzenia eWUŚ prosimy o złożenie oświadczenia.”
– Minimalizacja obciążenia rejestracji: krótkie komunikaty na recepcji/stronie internetowej, gotowe odpowiedzi na najczęstsze pytania.
– Priorytetyzacja: zapewnij, że pacjenci w stanach nagłych i z pilnymi świadczeniami są obsługiwani w pierwszej kolejności.
– Poufność: zwróć uwagę, by w sytuacji manualnych procedur nie doszło do naruszeń ochrony danych (np. wgląd osób postronnych w dokumenty).
#### Jak przygotować się na przyszłość — odporność operacyjna na awarie systemów NFZ
– Plan ciągłości działania (BCP): spisana procedura dla rejestracji, eWUŚ, rozliczeń, sprawozdawczości; role, kontakty, kryteria uruchomienia i zakończenia trybu awaryjnego.
– Runbooki dla zespołu: instrukcje krok po kroku dla rejestracji i działu rozliczeń, w tym wzory oświadczeń i listy kontrolne.
– Testy i ćwiczenia: krótkie symulacje kwartalne niedostępności kluczowych usług (np. eWUŚ) w godzinach niskiego obciążenia.
– Automatyzacja i kontrola duplikatów: mechanizmy kolejkowania i deduplikacji w systemie HIS, raporty kontroli spójności po incydencie.
– Umowy i SLA z dostawcami oprogramowania: jasne zasady wsparcia w trybie incydentalnym, czasy reakcji, odpowiedzialności.
– Monitorowanie: subskrypcja komunikatów NFZ/OW NFZ, wewnętrzny dashboard statusów integracji (jeśli dostępny), alerty dla działu IT/administracji.
#### Najczęstsze pytania managerów w kontekście utrudnień w pracy w systemie NFZ
– Czy możemy przyjmować pacjentów bez potwierdzenia w eWUŚ? Tak — w razie niedostępności eWUŚ świadczeniodawcy co do zasady mogą oprzeć się na oświadczeniu pacjenta o przysługującym prawie do świadczeń, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zachowaj wzór oświadczenia i archiwizuj dokumenty.
– Co z terminami sprawozdawczymi i rozliczeniowymi? W przypadku istotnych, długotrwałych awarii OW NFZ czasem publikują komunikaty organizacyjne. Na moment przygotowania artykułu brak szczegółowych informacji o zmianach terminów — monitoruj komunikaty i przygotuj plan nadrabiania.
– Czy powinniśmy wielokrotnie wysyłać te same pliki rozliczeniowe? Unikaj ręcznego, wielokrotnego wysyłania. Zastosuj kolejkowanie i sprawdzaj statusy po przywróceniu dostępności, aby nie generować duplikatów.
– Jak wykazać należytą staranność? Prowadź dziennik incydentu (daty, godziny, błędy, podjęte działania), zachowuj oświadczenia i potwierdzenia, dokumentuj kontakt z OW NFZ.
#### Źródło i aktualizacje NFZ
– Oficjalny komunikat NFZ: https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/utrudnienia-w-pracy-w-systemie-nfz,8834.html
Zalecamy monitorowanie strony NFZ i komunikatów OW NFZ w celu uzyskania informacji o przyczynach, zakresie oraz przewidywanym czasie usunięcia utrudnień. W razie publikacji nowych wytycznych (np. dotyczących trybu awaryjnego, przesunięć terminów) zaktualizujcie Państwo wewnętrzne procedury i poinformujcie zespoły.
Informacja ma charakter ogólny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach szczegółowych prosimy o kontakt z właściwym OW NFZ lub działem prawnym placówki.