Wydłużenie czasu na wycofanie realizacji zlecenia na wyroby medyczne to ważna zmiana ogłoszona przez NFZ. Daje ona placówkom więcej elastyczności przy korygowaniu błędów i obsłudze zwrotów, ale wymaga dostosowania procedur i systemów.
#### Wydłużenie czasu na wycofanie realizacji zlecenia – czego dotyczy komunikat NFZ
Narodowy Fundusz Zdrowia poinformował o wydłużeniu czasu na wycofanie realizacji zlecenia na wyroby medyczne. Oznacza to dłuższe okno, w którym realizator (np. sklepy medyczne, placówki prowadzące realizację zaopatrzenia) może w systemie wycofać wcześniej potwierdzoną realizację, aby umożliwić korektę lub zmianę dokumentu. Z perspektywy operacyjnej dotyczy to obszaru eZWM/Portalu Świadczeniodawcy i rozliczeń refundacyjnych.
W momencie przygotowania tego materiału NFZ nie publikuje w ww. ogłoszeniu pełnych parametrów zmiany (np. dokładnej liczby dni, ram datowych, wyjątków) – szczegóły należy weryfikować bezpośrednio w komunikacie NFZ oraz w dokumentacji systemowej stosowanej w Państwa wojewódzkim oddziale NFZ. Źródło: https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/wydluzenie-czasu-na-wycofanie-realizacji-zlecenia-na-wyroby-medyczne,8819.html
#### Wycofanie realizacji zlecenia na wyroby medyczne – najczęstsze powody i scenariusze
W praktyce wycofanie realizacji bywa konieczne m.in. w następujących sytuacjach:
– Błędy formalne w zleceniu (omyłka w numerze zlecenia, PESEL, kodach świadczenia lub wyrobu).
– Niewłaściwy dobór wyrobu medycznego względem uprawnień pacjenta (np. limit finansowania, kategoria jednostkowa).
– Zmiana decyzji pacjenta lub rezygnacja z realizacji po pierwotnym potwierdzeniu.
– Reklamacja lub konieczność wymiany wyrobu na inny model/rozmiar jeszcze przed rozliczeniem z NFZ.
– Korekta wynikająca z awarii systemowej, podwójnego zatwierdzenia lub duplikatu realizacji.
– Aktualizacja danych o uprawnieniach dodatkowych (np. uprawnienia szczególne) ujawniona po fakcie.
– Błędy w przypisaniu realizacji do miejsca udzielania świadczeń lub umowy.
Wydłużenie czasu zwiększa operacyjną szansę na legalne i terminowe cofnięcie takich realizacji, ograniczając ryzyko nienależnej refundacji i korekt poaudytowych.
#### Wydłużenie czasu a rozliczenia z NFZ i ryzyka kontroli
Dłuższe okno na wycofanie realizacji nie znosi obowiązków dowodowych. Każde wycofanie musi być:
– Udokumentowane (przyczyna, data, osoba odpowiedzialna, ścieżka akceptacji).
– Spójne z danymi w eZWM i w wewnętrznym systemie (HIS/ERP), tak aby nie powstała rozbieżność między stanem magazynowym, dokumentami sprzedażowymi i sprawozdawczością do NFZ.
– Ujęte w ewidencji korekt i raportowane zgodnie z harmonogramem rozliczeniowym oddziału NFZ.
Z perspektywy kontroli (NFZ/UKS) wydłużony termin pozwala skorygować omyłki przed rozliczeniem okresu, ale jednocześnie tworzy nowy obszar do weryfikacji – czy cofnięcia były uzasadnione i udokumentowane. Brak pełnych danych o dokładnych ramach czasowych w komunikacie centralnym oznacza konieczność każdorazowej weryfikacji reguł w Państwa OW NFZ (mogą wystąpić zapisy przejściowe lub wyjątki).
#### Zlecenia na wyroby medyczne a konsekwencje organizacyjne i systemowe dla placówek
Managerowie powinni ocenić wpływ zmiany na:
– Procesy front-office: zasady informowania pacjenta o możliwościach korekty/wycofania i ewentualnych terminach.
– Back-office i rozliczenia: sekwencję księgowań, korekt faktur lub dokumentów równoważnych, aktualizację stanów magazynowych i parowanie z dokumentami refundacyjnymi.
– Systemy IT: konfigurację uprawnień do funkcji „wycofanie realizacji” w eZWM/HIS/ERP, logowanie operacji, integrację przez interfejsy (API, komunikaty eZWM) oraz obsługę scenariuszy „reverse” w magazynie.
– Zarządzanie ryzykiem: progi eskalacji, dwustopniowa akceptacja cofnięć o wysokiej wartości, próg losowych audytów wewnętrznych cofniętych realizacji.
– Współpracę z dostawcami: w przypadku outsourcingu realizacji (np. partnerski sklep medyczny) – aktualizację zapisów SLA i wymogów dowodowych.
#### Dobre praktyki dokumentacyjne przy wycofaniu realizacji zlecenia
Aby skorzystać z wydłużonego terminu w sposób bezpieczny:
– Stosuj jednolite kody przyczyn wycofania (słownik przyczyn) i powiąż je z polityką korekt.
– Wymagaj krótkiej notatki merytorycznej przy każdym cofnięciu oraz wskazania dokumentów potwierdzających (np. oświadczenie pacjenta, protokół reklamacji).
– Zapewnij ślad audytowy: kto, kiedy, w jakim systemie, z jakiego konta i z czyją akceptacją cofnął realizację.
– Automatycznie uzgadniaj cofnięcia z magazynem i księgowością – najlepiej transakcją powiązaną, aby uniknąć „sierocych” zapisów.
– Regularnie przeglądaj raport „Cofnięte realizacje” z podsumowaniem wartości i przyczyn, aby wychwytywać trendy błędów.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Mniej nienależnych rozliczeń: dodatkowy czas pozwala bezpiecznie skorygować realizacje przed zamknięciem okresu i ograniczyć zwroty środków lub kary po kontroli.
– Lepsza obsługa pacjenta: można sprawniej obsłużyć reklamacje, wymiany i rezygnacje, zachowując zgodność z przepisami i komfort pacjenta.
– Redukcja strat operacyjnych: cofnięcie i ponowna, prawidłowa realizacja porządkuje stany magazynowe i dokumenty zamiast generować ręczne wyjątki.
– Wzrost dojrzałości procesowej: konieczność wdrożenia jasnych reguł akceptacji i dokumentowania przekłada się na większą higienę danych i mniejsze ryzyko niezgodności.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Zweryfikuj komunikat NFZ i wytyczne OW NFZ w Twoim regionie (ramy czasowe, wyjątki, okres obowiązywania).
– Przejrzyj i zaktualizuj procedurę „Wycofanie realizacji zlecenia” (rola, odpowiedzialności, akceptacje).
– Skonfiguruj uprawnienia w systemach (eZWM/HIS/ERP) – kto może wycofywać, kto akceptuje, jak jest logowana operacja.
– Uzgodnij proces z księgowością i magazynem (automatyczne korekty dokumentów, stany, rejestry VAT – jeśli dotyczy).
– Wprowadź słownik przyczyn wycofania i obowiązkowe pola opisowe.
– Uruchom raport dobowy/tygodniowy „Cofnięte realizacje” z metrykami (liczba, wartość, przyczyny, czas od realizacji do wycofania).
– Przeszkol zespół rejestracji, obsługi pacjenta i rozliczeń – krótki instruktaż, scenariusze najczęstszych błędów, zasady kontaktu z pacjentem.
– Skontroluj integracje z eZWM – testowe cofnięcie na środowisku nieprodukcyjnym, zgodność komunikatów, brak błędów synchronizacji.
– Ustal zasady komunikacji z pacjentem (szablony informacji, potwierdzenia przyjęcia wniosku o cofnięcie, terminy).
– Zdefiniuj progi eskalacji (np. cofnięcia powyżej określonej kwoty lub po upływie X dni wymagają akceptacji kierownika).
– Zaplanuj przegląd po 4–6 tygodniach: ocena, ile cofnięć było zasadnych, co wymaga poprawy w rejestracji/kwalifikacji.
– Zaktualizuj zapisy w umowach/zleceniach z partnerami realizującymi (SLA, dokumentacja przy cofnięciu, odpowiedzialność za błąd).
#### Wycofanie realizacji w eZWM – aspekty techniczne i proceduralne
– Upewnij się, że wersja oprogramowania obsługuje wydłużone okno cofnięć; w razie wątpliwości skontaktuj się z dostawcą systemu.
– Wprowadź dwustopniowe zatwierdzanie dla cofnięć realizacji powiązanych z wysoką refundacją lub rzadkimi kategoriami wyrobów.
– Ustal wzorzec numeracji i archiwizacji dokumentów korekcyjnych, aby raportowanie do NFZ było spójne z rejestrem wewnętrznym.
– Dopilnuj, aby cofnięcie realizacji nie naruszało ochrony danych – dane pacjenta nie powinny być usuwane, lecz właściwie oznaczane (RODO: minimalizacja, integralność, rozliczalność).
#### Pytania do dostawców systemów i do NFZ
Do dostawcy systemu:
– Czy system umożliwia cofnięcie realizacji w nowym, wydłużonym terminie i czy loguje pełny ślad audytowy?
– Jak rozwiązane są automatyczne korekty magazynowo-księgowe po cofnięciu?
– Czy raporty kontrolne obejmują metryki cofnięć i przyczyn?
Do OW NFZ:
– Jak długo obowiązuje wydłużony termin i czy są przewidziane wyjątki?
– Czy cofnięcia po zamknięciu okresu rozliczeniowego będą dopuszczalne, a jeśli tak – na jakich zasadach?
– Jakie dokumenty potwierdzające przyczynę cofnięcia są wymagane przy ewentualnej kontroli?
#### Podsumowanie i źródło informacji NFZ
Wydłużenie czasu na wycofanie realizacji zlecenia na wyroby medyczne to korzystna dla placówek zmiana, która pozwala lepiej zarządzać błędami i obsługą pacjentów, o ile towarzyszy jej porządek proceduralny i technologiczny. Ponieważ NFZ w komunikacie nie podaje wszystkich szczegółów (m.in. zakresu czasowego i wyjątków), rekomendujemy bieżącą weryfikację wytycznych w Państwa OW NFZ oraz dostosowanie procesów wewnętrznych.
Źródło: aktualność NFZ „Wydłużenie czasu na wycofanie realizacji zlecenia na wyroby medyczne” – https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/wydluzenie-czasu-na-wycofanie-realizacji-zlecenia-na-wyroby-medyczne,8819.html