Żegnamy zeszyty, czas na e-rejestrację. Wiceminister Tomasz Maciejewski gościem „Miodowej 15”. Zapowiadane odejście od papierowych grafików w stronę cyfrowej rejestracji to realna zmiana organizacyjna i technologiczna, która dotknie każdą placówkę – publiczną i prywatną.
#### „Miodowa 15”: e-rejestracja według wiceministra Tomasza Maciejewskiego – koniec epoki zeszytów
W rozmowie w programie „Miodowa 15” wiceminister Tomasz Maciejewski podkreślił konieczność przejścia z rozproszonych, papierowych grafików na ujednoliconą e-rejestrację. Z komunikatów wynika kierunek strategiczny: standaryzacja, przejrzystość i dostępność terminów dla pacjentów w kanale cyfrowym. W źródle publicznym nie padają szczegółowe daty ani twarde wskaźniki – należy więc przyjąć, że harmonogram i zakres obowiązków dla świadczeniodawców będą doprecyzowywane etapowo.
#### E-rejestracja w ochronie zdrowia: od zapisu w zeszycie do zarządzania dostępnością w czasie rzeczywistym
E-rejestracja to nie tylko formularz www. To spójny proces obejmujący:
– udostępnienie pacjentom wolnych terminów (slotów) w czasie rzeczywistym,
– weryfikację uprawnień i skierowania (gdy wymagane),
– rezerwację wizyty i potwierdzenie powiadomieniami,
– zarządzanie listą oczekujących, odwołaniami i nieobecnościami,
– analitykę obłożenia, produktywności i dostępności.
Docelowy model w Polsce naturalnie nawiązuje do dotychczasowych elementów ekosystemu P1 (e-recepta, e-skierowanie, Internetowe Konto Pacjenta) i do doświadczeń ze scentralizowaną rejestracją na szczepienia w czasie pandemii. Zakres integracji i standardy techniczne mogą być oparte o powszechne formaty (np. HL7 FHIR), ale w źródle nie wskazano jeszcze pełnych specyfikacji – trzeba więc śledzić komunikaty MZ i CSIOZ/centrum odpowiedzialnego za P1.
#### E-rejestracja a kolejki: transparentność, mniej błędów, lepsze wykorzystanie zasobów
Rejestr „z zeszytu” generuje ryzyko podwójnych rezerwacji, błędów i braku aktualności. Model cyfrowy:
– porządkuje harmonogramy (sloty definiowane per świadczenie, kompetencje i zasoby – gabinet, aparat, personel),
– skraca czas obsługi infolinii i okienka (pacjent samodzielnie wybiera termin),
– umożliwia automatyczne przypomnienia (SMS/e-mail), co ogranicza nieobecności,
– ułatwia dynamiczne „wypełnianie dziur” dzięki listom rezerwowym i powiadomieniom,
– dostarcza wiarygodnych danych do raportowania dostępności.
Dla poradni wysokoprzepływowych (AOZ, AOS, diagnostyka) oznacza to możliwość stabilniejszego planowania, lepszą punktualność i prostszą współpracę z lekarzami, których grafiki często ulegają zmianie.
#### Integracje: e-rejestracja, e-skierowanie, IKP i kanały omnichannel
Aby e-rejestracja działała bez tarć:
– pacjent powinien móc zalogować się i zarezerwować termin przez IKP lub portal placówki (z silnym uwierzytelnieniem),
– system powinien walidować e-skierowanie online i automatycznie wiązać je z wizytą,
– kanały muszą być spójne: www, aplikacja mobilna, infolinia/call center, punkt rejestracji na miejscu – jeden wspólny kalendarz i stan dostępności,
– warto wesprzeć rejestrację w trybie asystowanym (dla wykluczonych cyfrowo) – ale w tym samym systemie, bez osobnych „zeszytów”.
W źródle nie określono, które usługi i w jakim trybie będą obowiązkowo widoczne „centralnie”, dlatego planując wdrożenie, należy zadbać o elastyczną integrację API z platformami państwowymi i z NFZ.
#### Bezpieczeństwo, RODO i ciągłość działania: fundament e-rejestracji
Cyfryzacja rejestracji to przetwarzanie danych wrażliwych. Minimalne wymogi:
– ocena skutków dla ochrony danych (DPIA) dla procesu e-rejestracji,
– zasada minimalizacji danych i nadawanie uprawnień wg ról (RBAC),
– silne uwierzytelnianie i rejestrowanie zdarzeń (audit log),
– szyfrowanie w tranzycie i w spoczynku, kopie zapasowe i testy odtworzeniowe,
– plan ciągłości działania (BCP/DR), w tym tryb pracy offline na wypadek awarii,
– regularne testy bezpieczeństwa (skan podatności, testy penetracyjne dostawcy),
– zgodność z KSC/ustawą o KSC tam, gdzie dotyczy, i dobrymi praktykami (np. ISO 27001 u dostawcy).
#### Zmiana organizacyjna: od „okienka” do zarządzania dostępnością
Wdrożenie e-rejestracji to zmiana ról:
– rejestratorki i call center stają się menedżerami dostępności (praca na slotach, listach rezerwowych, priorytetyzacja),
– kierownicy poradni odpowiadają za konstrukcję harmonogramów i definicję świadczeń,
– lekarze i pielęgniarki otrzymują bardziej przewidywalne listy pacjentów (mniej „wciśnięć”),
– IT i bezpieczeństwo nadzorują dostęp, integracje i stan usług.
Potrzebne są szkolenia, czytelne instrukcje i wsparcie w pierwszych tygodniach „żywej” pracy. Warto zaplanować „ambasadorów zmiany” w każdej jednostce.
#### Wskaźniki i analityka: jak mierzyć sukces e-rejestracji
Monitoruj co najmniej:
– udział wizyt rezerwowanych online i przez call center,
– odsetek nieobecności i terminowość odwołań,
– czas oczekiwania na 1. wolny termin per świadczenie/poradnia,
– wykorzystanie slotów (obłożenie), liczbę „dziur” i wizyt wstawianych z listy rezerwowej,
– liczbę kontaktów na jedną rezerwację (ile razy pacjent dzwoni/klika),
– błędy rejestracyjne (np. brak ważnego skierowania) i ich przyczyny.
Na tej podstawie można korygować reguły slotowania, długości wizyt, okna odwołań i politykę przypomnień.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Mniejsze ryzyko chaosu i pomyłek: jeden źródłowy kalendarz eliminuje duplikaty i rozjazdy między „zeszytem”, arkuszem i systemem HIS.
– Lepsza dostępność i wizerunek: pacjent rezerwuje 24/7, co podnosi satysfakcję i odciąża rejestrację w godzinach szczytu.
– Dane do decyzji: real-time obłożenie, profil popytu, produktywność gabinetów – to paliwo do optymalizacji grafiku i kontraktu.
– Zgodność z kierunkiem polityki publicznej: sygnał z „Miodowej 15” wskazuje, że cyfrowa rejestracja stanie się standardem systemowym; przygotowanie teraz zmniejsza ryzyko kosztownych, pośpiesznych dostosowań.
– Możliwy wpływ na rozliczenia i wymagania NFZ: choć w źródle nie padają szczegółowe wymogi, w praktyce cyfrowa widoczność dostępności i terminów może stać się elementem kontroli i jakości.
– Efekty kosztowe: mniej „pustych slotów” i nieobecności, krótszy czas obsługi, mniej reklamacji – to wymierne oszczędności operacyjne.
– Bezpieczeństwo informacji: porządek w procesach i technologiach ogranicza ryzyko incydentów i kar za naruszenia RODO.
#### Co zrobić teraz (checklista)
1) Strategia i zgodność
– Wyznacz właściciela procesu e-rejestracji (sponsor zarządczy + lider operacyjny).
– Zmapuj proces „as-is” i zaprojektuj „to-be” (kanały, role, KPI).
– Przeprowadź DPIA dla e-rejestracji i aktualizuj rejestr czynności przetwarzania.
– Zweryfikuj umowy powierzenia danych z dostawcami systemów.
2) Technologia i integracje
– Oceń, czy obecny HIS/PMS obsługuje:
• sloty per świadczenie i kompetencje,
• integrację z e-skierowaniem (P1) i IKP,
• powiadomienia SMS/e-mail i listy rezerwowe,
• pracę omnichannel (www, infolinia, okienko) na wspólnym kalendarzu,
• API do integracji z zewnętrznym portalem e-rejestracji (jeśli wymagane).
– Jeśli nie – przygotuj migrację lub rozszerzenia; wybierz rozwiązanie z udokumentowanym API i referencjami w ochronie zdrowia.
– Zaplanuj wysoką dostępność (monitoring, backup, DR) i SSO/MFA dla personelu.
3) Projekt harmonogramów
– Zdefiniuj koszyk świadczeń rejestrowalnych online, czasy trwania, wymogi (skierowanie/bez).
– Skonfiguruj zasoby (gabinet, sprzęt, personel) i reguły slotowania.
– Ustal okna odwołań i politykę rezerw (np. potwierdzenie wizyty na 24–48 h przed).
4) Komunikacja i zmiana
– Przygotuj instrukcje dla rejestracji i lekarzy; wyznacz „ambasadorów”.
– Opracuj prosty przewodnik dla pacjentów (strona www, IKP, infolinia).
– Zaplanuj kampanię informacyjną i wsparcie w pierwszych tygodniach (live chat/infolinia).
5) Bezpieczeństwo i prawo
– Włącz logowanie zdarzeń (kto, kiedy, co zmienił) i alerty na anomalie.
– Przeprowadź testy akceptacyjne i bezpieczeństwa przed startem.
– Zdefiniuj procedury awaryjne (tryb offline) i testuj je kwartalnie.
6) Pilotaż i skalowanie
– Uruchom pilotaż w 1–2 poradniach o różnej charakterystyce.
– Zbieraj KPI i feedback, koryguj konfigurację.
– Rozszerzaj na kolejne jednostki zgodnie z planem wdrożenia.
#### Najczęstsze ryzyka przy wdrożeniu e-rejestracji i jak im zapobiegać
– Niespójne harmonogramy między kanałami: wprowadzaj zmiany tylko w jednym, źródłowym systemie; zablokuj „lokalne zeszyty”.
– Wysoki odsetek no-show: włącz dwuetapowe przypomnienia i proste odwoływanie; aktywuj listy rezerwowe.
– Wykluczenie cyfrowe: zapewnij asystowaną rejestrację w punkcie i przez infolinię – ale w tym samym systemie.
– Błędy przy skierowaniach: zautomatyzuj walidację e-skierowań i checklisty przy pierwszorazowych wizytach.
– Opór personelu: zgodnie z zasadą „co projektujesz – to szkolisz”; pokaż korzyści (mniej telefonów, mniej sporów o terminy).
– Zależność od jednego dostawcy: wybieraj rozwiązania oparte na otwartych standardach i z jasnym dostępem do danych (export/backup).
#### Co z terminami i obowiązkowością? Ostrożność i monitorowanie źródeł
Z wypowiedzi w „Miodowej 15” wybrzmiewa jednoznaczny kierunek: cyfryzacja rejestracji i uporządkowanie dostępności. Źródło nie precyzuje jednak dat wdrożeń, zakresów obowiązkowych integracji ani ewentualnych sankcji. Menedżerowie powinni na bieżąco monitorować komunikaty Ministerstwa Zdrowia i właściwych instytucji, a plan wdrożenia układać tak, by móc łatwo dostosować się do finalnych wymogów (np. publikacji dostępności w centralnym rejestrze, standardów API).
#### Podsumowanie: decyzja strategiczna, która opłaca się operacyjnie
E-rejestracja to więcej niż nowy kanał – to zmiana paradygmatu zarządzania dostępnością: od reaktywnego „wpisywania do zeszytu” do proaktywnego planowania slotów i sterowania popytem. Kierunek wyznaczony w rozmowie z wiceministrem Tomaszem Maciejewskim w „Miodowej 15” potwierdza, że cyfrowa rejestracja stanie się standardem systemowym. Placówki, które rozpoczną transformację już teraz, zyskają przewagę: lepszą kontrolę nad kolejkami, większą satysfakcję pacjentów i odporniejsze procesy.
Źródło: https://www.rynekzdrowia.pl/Polityka-zdrowotna/Zegnamy-zeszyty-czas-na-e-rejestracje-Wiceminister-Tomasz-Maciejewski-gosciem-Miodowej-15,275533,14.html