Ruszyła centralna e-rejestracja. Wyjaśniamy, jak z niej korzystać. Poniżej znajdziesz praktyczne wskazówki dla managerów placówek medycznych — co oznacza ten krok, jak zorganizować procesy i na co uważać podczas wdrożenia.
#### Centralna e-rejestracja: co to jest i na jakim etapie wdrożenia?
Centralna e-rejestracja to udostępniony w systemie e-zdrowie mechanizm umożliwiający pacjentom elektroniczne umawianie wizyt i badań w różnych placówkach przez jeden, wspólny kanał (m.in. Internetowe Konto Pacjenta). Funkcja ta ma integrować kalendarze podmiotów leczniczych z poziomu państwowej platformy P1, tak aby pacjent mógł wyszukać dostępne terminy, zarezerwować wizytę i — w razie potrzeby — powiązać ją z e-skierowaniem.
Z informacji publicznych wynika, że rozwiązanie jest uruchamiane etapami: nie wszystkie zakresy świadczeń i nie wszystkie placówki są dostępne jednocześnie. Zakres i tempo rozszerzania katalogu usług mogą się zmieniać — należy śledzić komunikaty Ministerstwa Zdrowia oraz Centrum e-Zdrowia. Jeśli Twoja jednostka nie widnieje jeszcze w wyszukiwarce terminów, warto sprawdzić wymagania integracyjne i gotowość po stronie systemu gabinetowego.
Źródło ogólne: Rynek Zdrowia, „Ruszyła centralna e-rejestracja. Wyjaśniamy, jak z niej korzystać”. Szczegóły techniczne i harmonogramy nie zostały w nim zaprezentowane w pełnym zakresie — nie opieraj decyzji wyłącznie na artykułach prasowych, weryfikuj aktualne wytyczne na stronach MZ i CeZ.
#### E-rejestracja z perspektywy pacjenta: IKP, wyszukiwanie terminu, e-skierowanie
– Pacjent loguje się do IKP i wyszukuje świadczenie (np. specjalista, badanie, program profilaktyczny) według lokalizacji, daty i dostępności.
– System prezentuje wolne sloty publikowane przez placówki zintegrowane z P1. Tam, gdzie jest wymagane e-skierowanie, następuje jego weryfikacja.
– Po wyborze terminu pacjent potwierdza rezerwację i otrzymuje powiadomienia (IKP, SMS/e-mail — zakres kanałów zależy od konfiguracji).
– Pacjent może odwołać lub przełożyć wizytę w IKP, co automatycznie zwalnia slot w kalendarzu placówki.
Dla pacjenta centralna e-rejestracja ma być spójna, przewidywalna i ujednolicona, bez konieczności zakładania wielu kont w różnych serwisach placówek.
#### E-rejestracja z perspektywy placówki: kalendarze, sloty i obsługa w HIS
Po stronie podmiotu leczniczego kluczowe jest:
– udostępnienie na platformie P1 fragmentów harmonogramów (slotów) przeznaczonych do rezerwacji centralnej,
– bieżące przyjmowanie rezerwacji do systemu gabinetowego/HIS i ich synchronizacja statusów (zarejestrowana, potwierdzona, odwołana, zrealizowana),
– zapewnienie zgodności publikowanych slotów z rzeczywistą dostępnością personelu i pracowni,
– rozróżnianie puli „centralnych” i „lokalnych” terminów, jeśli placówka pozostawia część kalendarza dla własnych kanałów (telefon, www, rejestracja stacjonarna).
W praktyce oznacza to opracowanie reguł wystawiania slotów: zakres świadczenia, lokalizacja, typ wizyty (pierwszorazowa/kontynuacja), wymagane skierowanie, długość wizyty, osoba udzielająca świadczenia, warunki kwalifikacji (np. wiek, program).
#### Integracja z P1 i systemem gabinetowym/HIS — minimalne wymagania techniczne
– Aktualny system gabinetowy/HIS z funkcją integracji do P1 dla centralnej e-rejestracji (dostawca powinien udostępnić odpowiednie moduły i instrukcje).
– Uprawnienia administratora podmiotu i właściwe role w systemach gabinet.gov.pl/IKP dla konfiguracji e-rejestracji.
– Spójność danych rejestrowych: nazwa podmiotu, jednostki organizacyjne, komórki i miejsca udzielania świadczeń zgodnie z RPWDL; aktualne umowy/zakresy świadczeń z NFZ (jeśli dotyczy).
– Zasady mapowania świadczeń i specjalności między HIS a kodami używanymi w P1, aby pacjent widział właściwie opisane usługi.
– Mechanizmy powiadomień i przypomnień (SMS/e-mail) zsynchronizowane z centralnymi statusami, zgodne z RODO.
Jeśli Twój HIS nie posiada jeszcze integracji, skontaktuj się z dostawcą i zapytaj o harmonogram, wymagane wersje oprogramowania, testy w środowisku integracyjnym oraz procedurę przejścia na produkcję.
#### E-skierowanie a centralna e-rejestracja — zasady i weryfikacje
– Dla świadczeń wymagających skierowania, system centralny powinien weryfikować ważność e-skierowania oraz jego wykorzystanie. Ogranicza to podwójne rejestracje i nadużycia.
– W świadczeniach bez skierowania (np. wybrane konsultacje, programy profilaktyczne) publikowane sloty muszą zawierać jasny opis warunków kwalifikacji.
– Po odwołaniu wizyty powiązanej z e-skierowaniem status skierowania powinien wrócić do puli możliwej do ponownego wykorzystania przez pacjenta.
Upewnij się, że personel rejestracji rozumie różnice w ścieżce pacjenta z i bez skierowania.
#### Organizacja pracy rejestracji: reguły, przydziały i unikanie konfliktów
– Zdefiniuj pulę slotów „centralnych” i „lokalnych” oraz zasady ich proporcji. Zadbaj o automatyczne blokady kolizji i overbookingu.
– Ustal reguły potwierdzania wizyt (np. automatyczne przypomnienia 24–48 h wcześniej) i politykę „no-show” z poszanowaniem praw pacjenta.
– Przeszkol personel w zakresie obsługi zmian/anulacji z poziomu IKP oraz ręcznego rozwiązywania wyjątków (np. awarie, pacjenci wykluczeni cyfrowo).
– Zapewnij spójność komunikatów do pacjenta (godzina, miejsce, wymagane dokumenty, przygotowanie do badania).
Dobrą praktyką jest codzienny przegląd list oczekujących i szybkich terminów, aby minimalizować puste przebiegi.
#### Bezpieczeństwo, RODO i audyt w e-rejestracji
– Podstawy przetwarzania: realizacja świadczeń zdrowotnych i obowiązki prawne. W razie korzystania z powiadomień marketingowych — odrębne zgody.
– Polityki retencji danych rejestracyjnych zgodne z przepisami i wymogami NFZ (jeśli dotyczy).
– Rejestrowanie zdarzeń (kto, kiedy, co zmienił/anulował) dla celów audytu i rozstrzygania sporów.
– Weryfikacja tożsamości pacjenta w dniu wizyty powinna być zgodna z informacją z rezerwacji (IKP/e-skierowanie).
Zadbaj o umowy powierzenia przetwarzania z dostawcą systemu HIS i podmiotami wysyłającymi powiadomienia.
#### Monitorowanie e-rejestracji: KPI, raporty, jakość danych
Warto monitorować:
– odsetek wizyt zarezerwowanych centralnie vs lokalnie,
– wskaźnik nieobecności (no-show) i skuteczność przypomnień,
– czas od publikacji slotu do zajęcia terminu,
– liczbę anulacji i ich przyczyny,
– błędy integracyjne i czas ich usuwania.
Aktualne zakresy raportowania i formaty mogą się zmieniać — śledź wytyczne CeZ/NFZ i aktualizacje API. Jeśli brakuje gotowych raportów w HIS, poproś dostawcę o dashboardy lub eksport danych.
#### Najczęstsze ryzyka w centralnej e-rejestracji i jak im zapobiegać
– Podwójne rezerwacje i kolizje: konfiguruj mechanizmy blokad i regularnie weryfikuj synchronizację z P1.
– Niespójne opisy świadczeń: stosuj ujednolicone słowniki i weryfikuj, jak Twoja oferta jest widoczna w IKP.
– Puste sloty i no-show: wdrażaj przypomnienia, listy rezerwowe i jasną politykę odwołań.
– Niewystarczające przeszkolenie personelu: krótkie scenariusze i instrukcje „krok po kroku”, dyżurny kontakt IT.
– Pacjenci wykluczeni cyfrowo: alternatywne kanały zapisu i spójność z kalendarzem centralnym, aby uniknąć nad- i niedorejestrowania.
#### Dlaczego to ważne dla placówek
– Większa widoczność w jednym, ogólnopolskim kanale — łatwiejsze dotarcie do nowych pacjentów.
– Krótszy czas wypełniania terminów i mniejsza liczba telefonów do rejestracji.
– Lepsza jakość danych o dostępności i zapotrzebowaniu — podstawa do optymalizacji harmonogramów i decyzji kadrowych.
– Spójność z e-skierowaniem i nationalnymi standardami — mniej błędów formalnych i ryzyko mniejszych nieprawidłowości przy rozliczeniach.
– Potencjalna zgodność z wymogami umów i przyszłymi regulacjami — ograniczenie ryzyk kontraktowych.
– Poprawa doświadczenia pacjenta (UX) — przewidywalność i transparentność procesu zwiększają satysfakcję i lojalność.
Dla zarządzających to nie tylko projekt IT, ale zmiana organizacyjna, która wpływa na obłożenie, przychody i wizerunek.
#### Co zrobić teraz (checklista)
– Sprawdź status:
– Zweryfikuj, czy Twój HIS obsługuje centralną e-rejestrację i czy masz aktualną wersję.
– Potwierdź poprawność danych w RPWDL i komórek organizacyjnych.
– Oceń, które zakresy świadczeń chcesz udostępnić centralnie w pierwszej kolejności.
– Przygotuj integrację:
– Skontaktuj się z dostawcą HIS w sprawie aktywacji modułu, mapowania świadczeń i testów.
– Ustal sposób rozdziału slotów na centralne i lokalne oraz reguły generowania kalendarzy.
– Włącz powiadomienia i przypomnienia zgodnie z RODO.
– Uporządkuj procesy:
– Opracuj instrukcje dla rejestracji i personelu medycznego (przyjęcie pacjenta z IKP, anulacje, przesunięcia).
– Ustal politykę no-show i komunikację dla pacjentów.
– Zapewnij procedury awaryjne na wypadek niedostępności systemów.
– Przeprowadź testy:
– Zrób pilotaż na wybranym zakresie świadczeń i jednej lokalizacji.
– Zweryfikuj, jak Twoja placówka wyświetla się w IKP (opisy, lokalizacje, dostępność).
– Monitoruj wskaźniki: zajętość slotów, anulacje, błędy integracji.
– Skaluj i optymalizuj:
– Rozszerzaj kolejne zakresy, gdy proces jest stabilny.
– Koryguj liczbę slotów centralnych w zależności od popytu.
– Uspójniaj słowniki i opisy świadczeń dla lepszej wyszukiwalności.
– Komunikuj:
– Poinformuj pacjentów na stronie www i w mediach społecznościowych o nowym kanale zapisu.
– Przeszkol zespół rejestracji w obsłudze pytań i wyjątków.
– Wyznacz punkt kontaktu (owner) ds. e-rejestracji w placówce.
#### Przykładowe scenariusze wdrożenia e-rejestracji w placówce
– Ambulatoryjna opieka specjalistyczna: zaczynasz od kilku lekarzy o największym popycie, publikując część terminów centralnie, testujesz obieg e-skierowań i przypomnienia, następnie zwiększasz pulę.
– Diagnostyka obrazowa: wystawiasz sloty z precyzyjnymi wymaganiami przygotowania do badania i automatycznym potwierdzeniem, aby zredukować nieobecności.
– Programy profilaktyczne: korzystasz z centralnej widoczności, aby wypełnić harmonogramy i realizować wskaźniki programu, wprowadzając krótkie okna zapisów i listy rezerwowe.
#### O czym pamiętać, gdy brakuje pełnych danych
Ponieważ komunikaty urzędowe i materiały prasowe mogą nie zawierać jeszcze kompletnych szczegółów technicznych, decyzje wdrożeniowe opieraj na:
– aktualnych specyfikacjach integracji publikowanych przez Centrum e-Zdrowia,
– instrukcjach Twojego dostawcy HIS,
– uzgodnieniach z płatnikiem (NFZ) w zakresie warunków kontraktu i raportowania.
Unikaj zbyt szerokiego publikowania slotów bez przetestowania procesu w małej skali.
#### Podsumowanie i źródło
Centralna e-rejestracja to krok w stronę jednolitego, cyfrowego dostępu do świadczeń. Dla placówki oznacza to konieczność ułożenia harmonogramów, integracji z P1, przeszkolenia zespołu i wdrożenia nadzoru nad jakością danych. Zacznij od pilotażu, monitoruj wskaźniki i stopniowo skaluj.
Źródło: https://www.rynekzdrowia.pl/E-zdrowie/Ruszyla-centralna-e-rejestracja-Wyjasniamy-jak-z-niej-korzystac,279644,7.html. Informacje w nim mają charakter ogólny — szczegóły wdrożeniowe weryfikuj na stronach MZ i Centrum e-Zdrowia oraz u dostawcy Twojego systemu HIS.