Kary umowne NFZ — za co grożą i co sprawdzić przed kontrolą

Opracowanie: zespół GenesManager. Stan prawny i data aktualizacji: 13.10.2026.

Zapowiedziana kontrola NFZ wymaga porównania dokumentacji, rozliczeń i organizacji pracy z warunkami kontraktu. Nieprawidłowości mogą skutkować karą umowną, żądaniem zwrotu środków lub innymi konsekwencjami. Poniżej opisujemy najważniejsze podstawy kar umownych i to, co warto sprawdzić przed kontrolą.

Kary umowne określa § 30 ogólnych warunków umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej (rozporządzenie Ministra Zdrowia z 8 września 2015 r., tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 712 ze zm.). Przepis przewiduje trzy podstawowe grupy kar procentowych oraz kary w kwotach stałych. Opisujemy najważniejsze z nich; to wybór istotny dla większości placówek, a nie kompletny wykaz wszystkich sankcji.

Kara liczona od kwoty zobowiązania za okres rozliczeniowy

Podstawą kary nie jest wartość całej umowy, tylko kwota zobowiązania w okresie rozliczeniowym, którego dotyczą naruszenia (§ 30 ust. 2). Kary się sumują, ale łącznie nie mogą przekroczyć 4% tej kwoty (§ 30 ust. 3). W POZ (z wyłączeniem nocnej i świątecznej opieki), a także w umowach na zaopatrzenie w wyroby medyczne i w umowach aptek na szczepienia, limit liczy się od kwoty faktycznie wypłaconej za dany okres (§ 30 ust. 4).

Limit 4% dotyczy kar umownych z OWU. Nie jest limitem zwrotu nienależnie wypłaconych środków ani ogólnej odpowiedzialności finansowej placówki; NFZ może też dochodzić odszkodowania przewyższającego karę (§ 29 ust. 7).

Przepisy podają stawki maksymalne („do 2%”, „do 1%”). Konkretną wysokość ustala się z uwzględnieniem kwoty zobowiązania oraz rodzaju i wagi nieprawidłowości. Przy powtórzeniu naruszenia stwierdzonego już wcześniej w czasie trwania umowy kara jest wyższa niż poprzednio (§ 29 ust. 2–3).

Do 2% za każde naruszenie: najpoważniejsza grupa

Najwyższa stawka dotyczy naruszeń, które bezpośrednio uderzają w pacjenta albo w kontrolę NFZ (§ 30 ust. 1 pkt 1). Najważniejsze z nich:

• pobieranie od pacjentów nienależnych opłat za świadczenia objęte umową,
• obciążanie pacjenta kosztami leków, wyrobów medycznych i środków spożywczych specjalnego przeznaczenia, które powinien pokryć świadczeniodawca (art. 35 ustawy o świadczeniach),
• nieuzasadniona odmowa udzielenia świadczenia,
• utrudnianie czynności kontrolnych,
• niewykonanie w terminie zaleceń pokontrolnych,
• udzielanie świadczeń w sposób lub w warunkach niezgodnych z przepisami albo umową.

W tej grupie jest też szczególna podstawa dla szpitali z umową w zakresie położnictwa i ginekologii: niewykonanie obowiązku zapewnienia świadczeń zakończenia ciąży w przypadkach dopuszczalnych prawem (§ 30 ust. 1 pkt 1 lit. g w zw. z § 3 ust. 6).

Szczególnie podstępny jest punkt o zaleceniach pokontrolnych. Jedna kontrola może skończyć się karą, a niedotrzymanie terminu wdrożenia zaleceń daje podstawę do kolejnej.

Zmiana od 1 listopada 2026 r. (w dniu aktualizacji jeszcze nieobowiązująca): w leczeniu szpitalnym do tej grupy dochodzi nieprzekazanie do 20. dnia następnego miesiąca zestawienia obecności osób wykonujących zawody medyczne wskazanych w harmonogramie. Zestawienie obejmuje dni oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia obecności (nowy § 6a i § 30 ust. 1 pkt 1 lit. h, Dz.U. z 2026 r. poz. 1137).

Do 1% za każde naruszenie: personel, godziny i dane

Druga grupa (§ 30 ust. 1 pkt 2) dotyczy tego, kto i kiedy udziela świadczeń, oraz rzetelności danych przekazywanych do NFZ:

• nieudzielanie świadczeń w czasie lub miejscu ustalonym w umowie, na przykład poradnia zamknięta w godzinach z harmonogramu,
• udzielanie świadczeń przez osoby nieuprawnione lub bez wymaganych kwalifikacji i uprawnień,
• przekazanie danych niezgodnych ze stanem faktycznym, na podstawie których NFZ wypłacił nienależne środki,
• przekazanie danych niezgodnych ze stanem faktycznym, na podstawie których NFZ ustala ryczałt systemu zabezpieczenia.

W ambulatoryjnej opiece specjalistycznej w praktyce oznacza to przede wszystkim zgodność harmonogramu z umową. Warto rozróżnić dwie sytuacje:

• Zmiana w harmonogramie personelu, np. zastępstwo za lekarza na urlopie albo nowa osoba w grafiku. Trzeba ją zgłosić NFZ najpóźniej w dniu poprzedzającym zmianę, a w sytuacjach losowych niezwłocznie (§ 6 ust. 2). Nowa osoba musi spełniać wymagania kwalifikacyjne, ale samo posiadanie kwalifikacji nie zastępuje zgłoszenia do umowy. Urlop lekarza przy zapewnionym zastępstwie nie jest przerwą w udzielaniu świadczeń.
• Przerwa w udzielaniu świadczeń, czyli okres, w którym świadczenia nie są udzielane. Planowaną przerwę zgłasza się NFZ co najmniej 30 dni wcześniej i wymaga ona zgody NFZ. Za zgodę uważa się też brak sprzeciwu w terminie 14 dni, a w świadczeniach ambulatoryjnych 8 dni (§ 9 ust. 2–4).

Do 1% za każdy rodzaj naruszenia: obowiązki organizacyjne

Trzecia grupa (§ 30 ust. 1 pkt 3) liczy się inaczej: kara dotyczy rodzaju naruszenia, a nie każdego pojedynczego przypadku. To obowiązki, które łatwo przeoczyć w codziennej pracy:

• nieprowadzenie list oczekujących albo prowadzenie ich niezgodnie z przepisami,
• nieprzekazywanie w terminie i zgodnie ze stanem faktycznym danych o listach oczekujących i pierwszym wolnym terminie,
• brak bieżącej rejestracji pacjentów: osobiście, przez osobę trzecią, telefonicznie lub elektronicznie, a dla świadczeń objętych centralną e-rejestracją także sposobami zgłoszenia wskazanymi dla tej rejestracji (§ 13 ust. 1 w brzmieniu od 1 lipca 2026 r.),
• prowadzenie dokumentacji, w tym medycznej, w sposób naruszający przepisy,
• brak informacji dla pacjentów o godzinach i miejscach udzielania świadczeń, zasadach zapisów, nazwiskach lekarzy, trybie skarg (§ 11 ust. 1, 4 lub 5),
• brak tablicy ze znakiem graficznym NFZ na zewnątrz budynku (§ 11 ust. 2 lub 3),
• nieprzekazanie w terminie informacji o planowanej przerwie w udzielaniu świadczeń (§ 9 ust. 2) albo o zmianach podstaw formalno-prawnych działalności (§ 34 ust. 1).

Ostatni punkt dotyczy zmian podstaw formalno-prawnych mających wpływ na sposób realizacji umowy, np. zmiany formy prawnej czy siedziby. Nie każda zmiana wpisu w rejestrze uruchamia ten obowiązek. Jeśli zmiana wpływa na realizację umowy, o zamiarze trzeba poinformować NFZ na piśmie co najmniej 30 dni wcześniej, a o jej dokonaniu w ciągu 7 dni (§ 34 ust. 1).

Kwoty stałe: podłączenie do systemu e-zdrowia

Niewykonanie obowiązku podłączenia do systemu P1 może skutkować karą w stałej kwocie: 5000 zł dla podmiotów wykonujących świadczenia szpitalne i 1000 zł dla pozostałych (§ 10a i § 30 ust. 1 pkt 4). W rozumieniu OWU podłączenie oznacza uzyskanie certyfikatu do uwierzytelnienia systemu lub założenie konta w aplikacji gabinet.gov.pl; wystarczy jedno z nich (§ 10a ust. 2).

Osobno działają przepisy o centralnej e-rejestracji. Jeśli świadczeniodawca nie udostępnia w terminie harmonogramów przyjęć do systemu, NFZ wstrzymuje płatności za świadczenia objęte tym obowiązkiem do czasu jego wykonania, nie dłużej niż na trzy miesiące (art. 154a ustawy o świadczeniach, § 26a OWU dodany Dz.U. z 2026 r. poz. 863). Wstrzymanie dotyczy świadczeń objętych centralną e-rejestracją w miejscu, w którym obowiązku nie wykonano, a nie wszystkich świadczeń placówki. To nie jest kara umowna, ale skutek finansowy bywa dotkliwszy.

Inne sankcje poza tym wykazem

OWU przewidują też sankcje szczególne, które dotyczą węższej grupy umów. Są to m.in. kara do 5% środków ze współczynników korygujących wydanych niezgodnie z przeznaczeniem (§ 30 ust. 1a) oraz kary za recepty refundowane wystawione przez osobę nieuprawnioną, osobom bez prawa do świadczeń albo bez zasadności ordynowania (§ 31). Jeśli dotyczą Twojej placówki, uwzględnij je w przygotowaniu do kontroli.

Jak ograniczyć ryzyko przed kontrolą

Najpierw odczytaj zakres i okres kontroli z zawiadomienia oraz zabezpiecz dokumenty, które ich dotyczą. Przegląd powinien odpowiadać zakresowi kontroli. Poniższe punkty to podstawowe sprawdzenia organizacyjne. Nie zastępują analizy rozliczeń i warunków właściwych dla konkretnego rodzaju świadczeń:

• porównaj harmonogram pracy personelu z umową i zgłoszeniami w portalu świadczeniodawcy,
• sprawdź, czy lista oczekujących i pierwszy wolny termin są aktualizowane i raportowane w terminie,
• przejdź placówkę oczami pacjenta: tablica NFZ, godziny przyjęć, nazwiska lekarzy, zasady zapisów, tryb skarg,
• wyrywkowo przejrzyj dokumentację medyczną pod kątem kompletności,
• sprawdź, czy wszystkie zalecenia z poprzednich kontroli zostały wdrożone i udokumentowane.

Jeśli kara już została nałożona w wystąpieniu pokontrolnym, przeczytaj, jak złożyć zastrzeżenia w 14 dni. Więcej o przeglądzie placówki przeczytasz na stronie audyty podmiotów leczniczych. Przy stałej współpracy pilnujemy też zgodności danych przekazywanych do NFZ w ramach rozliczeń z NFZ.

Najważniejsze stawki

• Do 2% za każde naruszenie: nienależne opłaty, odmowa świadczenia, utrudnianie kontroli, niewykonane zalecenia, świadczenia niezgodne z przepisami.
• Do 1% za każde naruszenie: świadczenia poza czasem i miejscem z umowy, personel bez kwalifikacji, dane niezgodne ze stanem faktycznym.
• Do 1% za każdy rodzaj naruszenia: listy oczekujących, rejestracja, dokumentacja, informacje dla pacjentów, zgłoszenia do NFZ.
• 5000 zł / 1000 zł: niewykonanie obowiązku podłączenia do systemu P1.
• Łączny limit kar umownych: 4% kwoty zobowiązania za okres rozliczeniowy; nie dotyczy zwrotu nienależnych środków.

Stan prawny na 13.10.2026: rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 8 września 2015 r. w sprawie ogólnych warunków umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej (Dz.U. z 2026 r. poz. 712 ze zm.), w tym zmiana z Dz.U. z 2026 r. poz. 863 (§ 13 ust. 1, § 26a; obowiązuje od 1 lipca 2026 r.) oraz zmiana z Dz.U. z 2026 r. poz. 1137 (§ 6a; wchodzi w życie 1 listopada 2026 r.), § 6, 9, 10a, 11, 13, 26a, 29–31, 34; ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1461 ze zm.), art. 154a. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje analizy konkretnej sprawy.