Audyty podmiotów leczniczych
Sprawdź, czy Twoja placówka działa zgodnie z przepisami.
Audyt podmiotu leczniczego to przegląd placówki pod kątem przepisów regulujących działalność leczniczą, a jeśli placówka ma umowę z NFZ — także warunków tej umowy. Na tych samych przepisach opierają się urząd wojewódzki, państwowa inspekcja sanitarna i NFZ, kiedy kontrolują placówkę. Celem audytu jest to, żeby placówka działała zgodnie z prawem niezależnie od tego, czy i kiedy przyjdzie kontrola. Dzięki temu jest też do niej przygotowana.
Sprawdzamy rejestr i regulamin, dokumentację medyczną, wymagania sanitarne, personel i warunki umowy z NFZ. Każdą niezgodność opisujemy w raporcie z przepisem, oceną ryzyka i sposobem usunięcia, a potem pomagamy ją usunąć. Audyt robimy wyłącznie dla placówki i jej właściciela: raport jest poufny i nie przekazujemy go organom kontroli ani nikomu z zewnątrz.
Audyty przeprowadzamy od 2007 roku — w przychodniach, gabinetach stomatologicznych, ośrodkach rehabilitacji, pracowniach diagnostycznych, laboratoriach genetycznych i hospicjach.
Proces audytu placówki medycznej
Przeprowadzamy szczegółową analizę funkcjonowania placówki, opracowujemy raport z zaleceniami oraz dostarczamy wzory niezbędnych dokumentów, by zapewnić pełną zgodność z przepisami.
Przeprowadzenie kontroli
Analizujemy sposób funkcjonowania placówki, w tym dokumentację medyczną, rejestry, organizację pracy i umowy z personelem medycznym i administracyjnym.
Sporządzenie raportu
Tworzymy szczegółowy raport audytowy z rekomendacjami, które wskazują działania niezbędne do zapewnienia zgodności z aktualnymi przepisami oraz standardami.
Aktualizacja dokumentacji
Wprowadzamy zmiany w rejestrze podmiotów leczniczych oraz regulaminach organizacyjnych, by dokumentacja placówki była zgodna z ustawowymi wymaganiami.
Doradztwo krok po kroku
Przekazujemy konkretne wskazówki, jak przygotować placówkę do kontroli zewnętrznej (urząd wojewódzki, NFZ, sanepid) i wdrożyć trwałe zmiany zwiększające zgodność i bezpieczeństwo działania.
Zgodność z przepisami
Weryfikujemy, czy działalność spełnia wymagania takich ustaw jak ustawa o działalności leczniczej, RODO, Ustawa o ochronie małoletnich, prawa pacjenta i inne akty prawne obowiązujące w ochronie zdrowia.
Obsługa pacjentów
Oceniamy standardy kontaktu z pacjentem – analizujemy sposób rejestracji, informowania i prowadzenia dokumentacji medycznej pod kątem jakości, dostępności i zgodności z przepisami.
Dlaczego warto przeprowadzić audyt?
Audyt podmiotu leczniczego to nie tylko diagnoza niezgodności, ale również realna pomoc w ich usunięciu. Po analizie przygotowujemy szczegółowy raport wraz z poprawioną dokumentacją i konkretnymi rekomendacjami działań, które należy wdrożyć. Dzięki temu zyskujesz zgodność z przepisami, bezpieczeństwo prawne i spokój podczas kontroli z Urzędu Wojewódzkiego, NFZ, sanepidu lub innych organów nadzoru.
Zaufali nam
Dwa zakresy audytu
Zgodność z przepisami, rozliczenia z NFZ albo oba zakresy
Audyt obejmuje zgodność z przepisami, rozliczenia z NFZ albo oba te zakresy. Można też zlecić tylko wybrane obszary, na przykład część sanitarną. Każdy zakres robimy jednorazowo albo cyklicznie, w ramach stałego nadzoru.Audyt zgodności z przepisami
Sprawdzamy, czy placówka działa tak, jak wymagają ustawa o działalności leczniczej, ustawa o prawach pacjenta, przepisy sanitarne, a w placówkach z umową z NFZ — także jej warunki. To ten sam zakres, który badają urząd wojewódzki, sanepid i NFZ, ale sprawdzony wcześniej i przez Ciebie zlecony.Audyt rozliczeń z NFZ
Analizujemy sprawozdawczość do NFZ, kodowanie świadczeń i wykonanie umowy. Pokazujemy, gdzie placówka traci przychód, które świadczenia rozliczono błędnie lub poniżej należnej wartości i co może zakwestionować kontrola.Kiedy warto zlecić audyt
Najczęstsze powody zlecenia audytu
- gdy właściciel, kierownik lub menedżer chce wiedzieć, czy placówka działa zgodnie z przepisami,
- gdy NFZ kwestionuje rozliczone świadczenia albo poradnie przynoszą stratę,
- po zmianach w placówce: nowym lokalu, nowych komórkach organizacyjnych, nowym zakresie świadczeń, zmianie kierownika lub właściciela,
- przy zakupie lub przejęciu placówki, żeby wiedzieć, jakie ryzyka się przejmuje,
- gdy placówka działa od lat, a wpis w rejestrze i regulamin organizacyjny dawno nie były przeglądane,
- po zmianie przepisów, np. po wprowadzeniu obowiązku standardów ochrony małoletnich,
- przed zapowiedzianą kontrolą urzędu wojewódzkiego, sanepidu lub NFZ.
Co sprawdzamy w audycie zgodności z przepisami
Wpis w rejestrze i regulamin organizacyjny
Porównujemy wpis w Rejestrze Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą ze stanem faktycznym: adresy, komórki organizacyjne, kody resortowe i zakresy świadczeń. Sprawdzamy, czy regulamin organizacyjny zawiera elementy wymagane w art. 24 ust. 1 ustawy o działalności leczniczej i czy opisuje placówkę taką, jaka jest dziś. Weryfikujemy też aktualność ubezpieczenia OC. Zmiany we wpisie i w regulaminie przygotowujemy po audycie — tak samo jak przy rejestracji podmiotu leczniczego.Dokumentacja medyczna
Przeglądamy dokumentację indywidualną i zbiorczą, papierową i elektroniczną, według rozporządzenia w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej: oznaczenie podmiotu z kodami resortowymi, oznaczenie pacjenta i osoby udzielającej świadczenia, kompletność wpisów i sposób poprawiania błędnych wpisów. Sprawdzamy przechowywanie i udostępnianie dokumentacji oraz zasady pobierania opłat za jej kopie (art. 28 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta).Informacje dla pacjentów
Informacja o prawach pacjenta musi być dostępna w formie pisemnej w lokalu placówki, w miejscu ogólnodostępnym (art. 11 ust. 1 ustawy o prawach pacjenta). Zakres świadczeń, opłaty za świadczenia i opłatę za udostępnienie dokumentacji placówka wywiesza w miejscu udzielania świadczeń i publikuje na swojej stronie internetowej (art. 24 ust. 2 ustawy o działalności leczniczej). Sprawdzamy też, jak rejestracja informuje pacjentów i jak przyjmowane są skargi.Wymagania sanitarne — audyt sanitarny
Sprawdzamy procedury zapobiegania zakażeniom wymagane art. 11 ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi, w tym procedury higieniczne i dekontaminacji oraz oznakowanie stanowisk. Oceniamy pomieszczenia i urządzenia według rozporządzenia w sprawie wymagań, jakim powinny odpowiadać pomieszczenia i urządzenia podmiotu wykonującego działalność leczniczą. Sprawdzamy postępowanie z odpadami medycznymi: segregację, magazynowanie, umowę na odbiór oraz ewidencję i sprawozdania w BDO, jeśli placówka im podlega. Stałą opiekę opisujemy na stronie nadzór sanitarny.Personel i umowy
Sprawdzamy kwalifikacje i prawo wykonywania zawodu osób udzielających świadczeń, obsadę wymaganą dla danego zakresu oraz umowy z personelem medycznym i niemedycznym. Analizujemy umowy z podmiotami współpracującymi, takimi jak laboratoria, podwykonawcy i transport medyczny. Sprawdzamy, czy w aktach są kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje i ubezpieczenie OC osób pracujących na podstawie umów cywilnoprawnych.Aparatura i wyroby medyczne
Sprawdzamy dokumentację wyrobów medycznych: paszporty techniczne, terminy przeglądów i serwisu zgodnie z instrukcją wytwórcy oraz instrukcje stanowiskowe.Bezpieczeństwo pacjenta, ochrona małoletnich i dane osobowe
Placówka z umową z NFZ musi mieć wewnętrzny system zasad, procedur, metod i opisów stanowisk pracy służący zapobieganiu zdarzeniom niepożądanym (art. 18 ustawy o jakości w opiece zdrowotnej i bezpieczeństwie pacjenta). Sprawdzamy, czy taki system istnieje i działa. Weryfikujemy standardy ochrony małoletnich wymagane art. 22b ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich. Zgodność z RODO — upoważnienia, rejestr czynności przetwarzania, umowy powierzenia — badamy w module dodatkowym.Umowa z NFZ
Ten obszar badamy w placówkach, które mają umowę z NFZ. Porównujemy harmonogramy pracy personelu ze zgłoszeniami do NFZ, sprawdzamy prowadzenie i raportowanie list oczekujących oraz informacje wymagane w miejscu udzielania świadczeń. Za uchybienia w tych obszarach ogólne warunki umów przewidują kary umowne. Piszemy o nich w poradniku Za co NFZ nakłada kary umowne — stawki i katalog naruszeń.Chcesz sprawdzić, czy placówka działa zgodnie z przepisami?
Podaj rodzaj placówki, liczbę lokalizacji i to, czy ma umowę z NFZ. Jeśli czeka Cię kontrola, podaj jej termin — zaczniemy od obszarów, które obejmie. Zadzwoń: 502 514 023 albo wypełnij formularz kontaktowy.Audyt rozliczeń z NFZ
Skąd biorą się straty albo kwestionowane świadczenia
Audyt rozliczeń obejmuje:- sprawozdawczość do NFZ za ostatnie 12–24 miesiące: kompletność, poprawność i terminowość przekazanych danych,
- zgodność z katalogami świadczeń i zasadami rozliczania — w AOS m.in. porady pierwszorazowe, kolejne, kompleksowe i zabiegowe, w leczeniu szpitalnym grupy JGP — oraz z zarządzeniami Prezesa NFZ,
- kodowanie procedur ICD-9 i rozpoznań ICD-10: świadczenia wykonane, ale nierozliczone albo rozliczone poniżej należnej wartości,
- wykonanie umowy w podziale na komórki: niewykonania, nadwykonania i ryzyko obniżenia wartości umowy,
- rentowność poradni: przychód z NFZ zestawiony z kosztami osobowymi i harmonogramem pracy,
- ryzyko przy kontroli NFZ: zgodność harmonogramów, personelu i wyposażenia z warunkami umowy,
- świadczenia, które można jeszcze skorygować w dopuszczalnym trybie.
Co otrzymujesz
Raport z wyliczeniami i planem działań uporządkowanym według efektu finansowego, który omawiamy z zarządem.Ile trwa i co dalej
Audyt rozliczeń trwa do 30 dni roboczych od udostępnienia kompletu danych. Często jest pierwszym etapem współpracy — stałą obsługę opisujemy na stronie Rozliczenia z NFZ.Co najczęściej znajdujemy
Ustalenia, które powtarzają się w raportach
Poniższe ustalenia powtarzają się w raportach z audytów prowadzonych w różnych latach i w różnych typach placówek. Opisujemy je bez danych klientów.
- Wpis w rejestrze nie odpowiada stanowi faktycznemu. W rejestrze figurują poradnie, które już nie działają, a komórki faktycznie udzielające świadczeń nie są wpisane.
- Brak regulaminu organizacyjnego albo regulamin nieaktualny. Regulamin nie opisuje obecnych komórek i zakresu świadczeń albo nie zawiera elementów wymaganych w art. 24 ust. 1 ustawy o działalności leczniczej.
- Brak procedur sanitarnych albo procedury nieaktualne. Procedury zapobiegania zakażeniom nie odpowiadają obecnemu zakresowi świadczeń i wyposażeniu, a przy stanowiskach brakuje oznakowania.
Organizacja i dokumentacja
- Brak kontroli wewnętrznej. Placówka ma procedury, ale nikt okresowo nie sprawdza, czy są stosowane, i nie ma z tego żadnych zapisów.
- Nieprawidłowości w gospodarowaniu odpadami medycznymi — w segregacji i magazynowaniu, w umowie na odbiór albo w ewidencji w BDO.
- Dokumentacja bez pełnego oznaczenia. Brakuje nazwy komórki z kodem resortowym albo tytułu zawodowego i numeru prawa wykonywania zawodu, których wymaga § 10 rozporządzenia o dokumentacji medycznej.
Pacjenci, personel i rozliczenia
- Brak wymaganych informacji dla pacjentów — o prawach pacjenta, cennika i opłat za kopię dokumentacji.
- Niekompletne akta personelu — bez kopii dokumentów potwierdzających kwalifikacje i ubezpieczenie OC osób pracujących na kontraktach.
- Błędy w rozliczeniach z NFZ (w placówkach z umową) — świadczenia nierozliczone albo rozliczone poniżej należnej wartości, błędy w kodowaniu, harmonogramy niezgodne ze zgłoszonymi do NFZ.
Część z nich to braki formalne, część wymaga zmian w organizacji pracy, pomieszczeniach albo rozliczeniach. Raport porządkuje je według ryzyka, więc wiadomo, od czego zacząć.
Jak przebiega audyt
Pięć kroków od rozmowy do omówienia wyników
- Rozmowa i zakres. W bezpłatnej rozmowie ustalamy cel audytu, obszary i potrzebne dokumenty. Potem przesyłamy wycenę.
- Przegląd w placówce i w dokumentach. Audyt zgodności prowadzimy na miejscu albo w formie mieszanej: część dokumentów analizujemy zdalnie, a pomieszczenia, stanowiska i dokumentację pacjentów sprawdzamy w placówce. W wyjątkowych sytuacjach audyt może odbyć się w całości online. Audyt rozliczeń prowadzimy zdalnie, w systemach placówki, bez kopiowania danych na nasze komputery.
- Raport w PDF. Każdy obszar ma ocenę „spełnione / niespełnione” z uwagami. Każda niezgodność ma wskazany przepis, ryzyko i zalecenie, a całość — priorytety.
- Dokumenty. Przygotowujemy wzory brakujących procedur i dokumentów oraz projekty zmian w regulaminie i we wpisie do rejestru.
- Omówienie. Omawiamy wyniki z kierownikiem lub właścicielem. Jeśli zbliża się kontrola, wskazujemy, co na nią przygotować.
Audyt cykliczny w ramach stałego nadzoru
Część placówek zleca audyt jednorazowo, inne — regularnie. W stałym nadzorze przegląd powtarzamy według tej samej listy kontrolnej, więc kolejne raporty pokazują postęp i nowe ryzyka, np. po zmianie przepisów. Jedną z placówek audytujemy cyklicznie od 2012 roku. Stały nadzór opisujemy w ofercie dla podmiotów leczniczych.Ile kosztuje audyt podmiotu leczniczego
Cenę ustalamy po rozmowie, bo zależy od placówki i zakresu.
Na wycenę wpływają:
- liczba lokalizacji i komórek organizacyjnych,
- rodzaj świadczeń i to, czy placówka ma umowę z NFZ,
- zakres: pełny audyt albo wybrane obszary,
- w audycie rozliczeń — liczba poradni lub oddziałów i długość analizowanego okresu.
W cenie są raport, wzory brakujących dokumentów i procedur oraz projekty zmian w regulaminie organizacyjnym i we wpisie do rejestru. Wycena obejmuje wszystkie elementy uzgodnionego zakresu, bez dopłat.
Chcesz wiedzieć, ile będzie kosztował audyt Twojej placówki? Zadzwoń: 502 514 023 albo wypełnij formularz kontaktowy — odpowiemy z propozycją zakresu i wyceną.
Najczęstsze pytania
Czym audyt różni się od kontroli NFZ, sanepidu lub urzędu wojewódzkiego?
Kontrolę prowadzi organ i może ona zakończyć się zaleceniami, karą umowną lub innymi sankcjami. Audyt zlecasz Ty i robimy go wyłącznie dla Ciebie: raport jest poufny i nie przekazujemy go organom kontroli ani nikomu z zewnątrz. Jego celem jest to, żeby placówka działała zgodnie z przepisami, a my pomagamy usunąć niezgodności.
Czy audyt gwarantuje, że kontrola nie wykaże nieprawidłowości?
Nie. Audyt pokazuje stan placówki w dniu przeglądu i wskazuje, co poprawić. Wynik kontroli zależy od wdrożenia zaleceń i od zmian, które zajdą w placówce później.
Czy audytor przegląda dokumentację medyczną pacjentów?
Tak, w zakresie potrzebnym do oceny jej prowadzenia. Przeglądamy ją wyrywkowo, na miejscu w placówce, na podstawie upoważnienia i umowy powierzenia przetwarzania danych, z zachowaniem tajemnicy. Nie kopiujemy i nie wynosimy dokumentacji pacjentów.
Ile trwa audyt?
Przegląd w placówce zajmuje zwykle jeden dzień, a raport przekazujemy w ciągu 14 dni. Audyt rozliczeń trwa do 30 dni roboczych od udostępnienia danych.
Czy w czasie audytu trzeba wstrzymać przyjmowanie pacjentów?
Nie. Pracę na miejscu planujemy tak, żeby nie przeszkadzała w przyjęciach.
Najważniejsze atuty naszej usługi audytu.
Nasze doświadczenie i kompleksowe podejście gwarantują pełne wsparcie Twojej placówki na każdym etapie audytu – od analizy i dokumentacji po konkretne działania naprawcze.
- Szczegółowa analiza każdego aspektu działalności podmiotu leczniczego – w tym dokumentacji medycznej, organizacji i zgodności z przepisami.
- Przygotowanie i poprawa niezbędnych dokumentów – rejestrów, regulaminów, umów i procedur zgodnych z aktualnym stanem prawnym.
- Eksperckie rekomendacje i wdrożeniowe wskazówki – jasno opisujemy, co i jak należy poprawić, by uniknąć nieprawidłowości podczas kontroli.
Skontaktuj się z nami i zadbaj rozwój swojej placówki z GenesManager
Nasi specjaliści pomogą Ci uporządkować dokumentację, przygotować się do kontroli i dostosować działalność do wymagań prawa dotyczącego podmiotów leczniczych oraz przepisów NFZ.
Niezależnie od tego, czy dopiero zakładasz placówkę, czy prowadzisz ją od lat – zapewniamy realne wsparcie, którego potrzebujesz, by działać bezpiecznie i skutecznie.