Wszystkie terminy są zajęte, pacjenci czekają tygodniami, a na koniec miesiąca na koncie poradni zostaje mniej, niż powinno. To częsta sytuacja w placówkach z umową z NFZ. Pełny grafik pokazuje tylko, że lekarze mają pracę. Nie pokazuje, ile z tych wizyt NFZ rzeczywiście zapłaci, kiedy pieniądze wpłyną i czy przychód z wizyty pokrywa jej koszt.
Poniżej opisujemy najczęstsze przyczyny strat i problemów z płynnością w poradniach specjalistycznych oraz to, od czego zacząć ich szukanie.
Poradnia ma pełny grafik, a wynik się nie poprawia? Zadzwoń lub napisz. Podaj rodzaj świadczeń i kwotę umowy z NFZ. Wskażemy, gdzie warto szukać strat i czy pomoże audyt rozliczeń. Na tym etapie nie wysyłaj nam dokumentacji pacjentów.
Czy grafik poradni zgadza się z harmonogramem w umowie?
NFZ płaci za świadczenia udzielone przez osoby wskazane w harmonogramie, który jest częścią umowy (§ 6 ust. 1 OWU). Jeśli w poradni przyjmuje lekarz, którego nie zgłoszono, albo przyjęcia odbywają się w innych godzinach niż w harmonogramie, te wizyty mogą zostać zakwestionowane.
Zmiany personelu zgłasza się oddziałowi NFZ najpóźniej dzień przed ich wprowadzeniem, a w sytuacjach losowych niezwłocznie po zdarzeniu (§ 6 ust. 2 OWU). Dlatego warto raz w miesiącu porównać faktyczny grafik z harmonogramem w umowie. Przy większej zmianie organizacji pracy, na przykład innych dniach przyjęć, trzeba pamiętać, że nowy układ nadal musi spełniać wymagania dla danego zakresu świadczeń.
Brak terminu w e-rejestracji może oznaczać brak zapłaty
Centralna e-rejestracja (CeR) obejmuje kolejne zakresy świadczeń. Od dnia, w którym zakres trafia do rozporządzenia o CeR, poradnia ma 5 miesięcy na udostępnienie w systemie harmonogramów przyjęć z wolnymi terminami i 6 miesięcy na umożliwienie pacjentom zapisów przez CeR (art. 23i ustawy o świadczeniach). Gdy harmonogramów nie ma w terminie, NFZ może wstrzymać płatności za te świadczenia nawet na trzy miesiące (art. 154a ust. 1).
Po upływie 6 miesięcy NFZ płaci tylko za wizyty, których termin wyznaczono przez CeR, chyba że poradnia wykaże, że nie było to możliwe z przyczyn od niej niezależnych (art. 154a ust. 2–3). W praktyce oznacza to:
- kardiologia (objęta CeR od 1 stycznia 2026 r.) — zasada „tylko przez CeR” obowiązuje od 1 lipca 2026 r.;
- m.in. endokrynologia, nefrologia, hepatologia, choroby płuc (od 1 sierpnia 2026 r.) — od 1 lutego 2027 r.;
- większość pozostałych poradni, np. neurologia, ortopedia, okulistyka, ginekologia (od 1 lutego 2027 r.) — od 1 sierpnia 2027 r.
Jeśli Twoja poradnia jest na tej liście, przygotowanie rejestracji i systemu gabinetowego warto zacząć teraz, a nie w ostatnim miesiącu.
Na pieniądze za nadwykonania trzeba poczekać
Świadczenia wykonane ponad kwotę umowy rozlicza się według zarządzenia Prezesa NFZ dla danego rodzaju świadczeń. W poradniach specjalistycznych zasady zmieniły się w połowie 2026 r. Zgodnie z zarządzeniem nr 70/2026/DSOZ porady wykonane ponad limit od 1 lipca 2026 r. rozlicza się co do zasady na wniosek po zakończeniu roku, a nie jak wcześniej po kwartale.
Po kwartale nadal rozlicza się m.in. świadczenia dla dzieci, diagnostykę onkologiczną na kartę DiLO, porady dla pacjentów pierwszorazowych, świadczenia zabiegowe, ambulatoryjną opiekę ze wskazań nagłych, pobranie materiału do badania w kierunku raka szyjki macicy oraz położnictwo i ginekologię.
Dla poradni oznacza to, że przez wiele miesięcy sama pokrywa koszty świadczeń wykonanych ponad limit, zanim dostanie za nie zapłatę. Warto co miesiąc sprawdzać realizację kwoty umowy osobno dla świadczeń rozliczanych po kwartale i po roku i planować płynność z myślą o tym, że część pieniędzy wpłynie dopiero w kolejnym roku.
Ile pieniędzy czeka w odrzuconych rozliczeniach?
Odrzucenie świadczenia przy weryfikacji raportu wstrzymuje jego rozliczenie. Pieniądze przepadają dopiero wtedy, gdy nie uda się usunąć przyczyny albo skutecznie skorygować danych. Typowe przyczyny to błędne dane skierowania, niewłaściwy kod świadczenia lub rozpoznania, wizyta poza harmonogramem i brak potwierdzenia uprawnień pacjenta.
Przy uprawnieniach łatwo o nieporozumienie. Czerwony status w eWUŚ nie oznacza, że pacjent nie ma prawa do świadczeń. Może je potwierdzić dokumentem albo złożyć pisemne oświadczenie (art. 50 ustawy o świadczeniach), więc rejestracja nie powinna odsyłać pacjenta tylko z tego powodu.
Odrzucenia najlepiej przeglądać co tydzień i poprawiać w terminach przewidzianych na korekty. Osobnym ryzykiem są braki w dokumentacji medycznej: automatyczna weryfikacja raportu nie wykrywa wszystkich z nich, a część wychodzi dopiero podczas kontroli NFZ. Gdy w poradni brakuje czasu na rozliczenia, można je zlecić na zewnątrz albo zacząć od jednorazowego audytu rozliczeń NFZ, który pokaże, ile pieniędzy poradnia traci i z jakich powodów.
Puste terminy i kolejka do lekarza
Pacjent, który nie przychodzi i nie odwołuje wizyty, blokuje termin, którego nikt inny już nie wykorzysta. Pomagają przypomnienia SMS lub e-mail i proponowanie zwolnionych terminów pacjentom, którzy mogą przyjść wcześniej.
Taka lista kontaktowa nie zastępuje jednak zasad ustalania kolejności przyjęć. Kolejność wynika z listy oczekujących, kategorii medycznych i uprawnień do świadczeń poza kolejnością (m.in. art. 20 ustawy o świadczeniach), a w zakresach objętych CeR — także z zasad centralnej e-rejestracji.
Czy przychody z wizyt pokrywają koszty poradni?
Najważniejsze pytanie brzmi: ile poradnia dostaje za wizytę i ile ta wizyta ją kosztuje. Część kosztów jest stała — czynsz, energia, system informatyczny, rejestracja — i trzeba je ponieść niezależnie od liczby pacjentów. Inne zależą od formy wynagrodzenia lekarza: przy stawce godzinowej płacisz za czas pracy, przy stawce za wizytę tylko za wizyty, które się odbyły.
Przykład (liczby umowne). Lekarz przyjmuje 4 godziny, co 15 minut, czyli ma 16 terminów. Dostaje 150 zł za godzinę, a koszty stałe poradni przypadające na te 4 godziny wynoszą 400 zł. Cały blok kosztuje więc 1000 zł. Jeśli NFZ płaci średnio 70 zł za wizytę, przy 16 wizytach przychód wynosi 1120 zł, a przy 13 wizytach (3 osoby nie przyszły) — 910 zł. W pierwszym przypadku blok przynosi 120 zł zysku, w drugim 90 zł straty. Każdy pusty termin to tu utracone 70 zł przychodu przy niezmienionych kosztach. Przy wynagrodzeniu lekarza za wizytę ten sam pusty termin kosztowałby mniej, bo poradnia nie płaciłaby za niego lekarzowi.
Takie wyliczenie warto zrobić dla każdej poradni i najczęstszych świadczeń. Nisko wyceniona porada nie musi przynosić straty, jeśli trwa krótko, a wysoko wyceniona może jej nie pokrywać, gdy wymaga drogiej diagnostyki. Część kosztów personelu rośnie niezależnie od umowy z NFZ: ustawa o najniższym wynagrodzeniu zasadniczym w podmiotach leczniczych przewiduje coroczne podwyższenie minimalnych pensji od 1 lipca. Dotyczy to pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, którzy zarabiają poniżej minimum dla swojej grupy, a nie lekarzy na kontraktach.
Od czego zacząć poprawę wyniku poradni?
- Odrzucenia i CeR — od razu. Sprawdź odrzucone świadczenia z ostatnich miesięcy i to, od kiedy Twoje zakresy obejmuje e-rejestracja.
- Harmonogram. Porównaj faktyczny grafik z harmonogramem w umowie i zgłoś różnice w oddziale NFZ.
- Koszt i przychód wizyty. Policz je dla każdej poradni, tak jak w przykładzie powyżej, na danych z 6–12 miesięcy.
- Płynność i kwota umowy. Zaplanuj finansowanie nadwykonań rozliczanych po roku i zdecyduj, czy wnioskować w oddziale NFZ o zmianę kwot lub struktury świadczeń. Te same dane przydadzą się przy ofercie w kolejnym konkursie NFZ.
Taka analiza nie powie, którego dnia wpłynie przelew z NFZ, ale pokaże, gdzie poradnia traci pieniądze i ile czasu musi finansować swoją pracę sama.
Stan prawny na 17.10.2026: ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1461 ze zm.), art. 20, 23i, 50, 154a; rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 8 września 2015 r. w sprawie ogólnych warunków umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej (Dz.U. z 2026 r. poz. 712 ze zm.), § 6; rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 22 grudnia 2025 r. w sprawie centralnej elektronicznej rejestracji (Dz.U. z 2025 r. poz. 1871 ze zm.); ustawa z dnia 8 czerwca 2017 r. o sposobie ustalania najniższego wynagrodzenia zasadniczego niektórych pracowników zatrudnionych w podmiotach leczniczych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2139); zarządzenie nr 70/2026/DSOZ Prezesa NFZ z dnia 22 lipca 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje analizy konkretnej poradni.